Personuppgiftspolicy

Personuppgiftspolicy

Last modified: 2016-05-04

1. Varför har vi en personuppgiftspolicy?

När du (”Sökanden” eller ”du”) skapar en profil i vårt rekryteringsverktyg på https://www.smartrecruiters.com/ (”Hemsidan”) och när du ansöker om en specifik tjänst lämnar du ut personuppgifter till Inter IKEA Holding B.V. (”vi” eller ”oss”), såväl som till andra företag inom Inter Ikea-koncernen (”Inter IKEA”). I denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) kommer vi informera dig om vår behandling av dina personuppgifter. Vi respekterar våra Sökandes integritet och åtar oss att skydda den genom att följa denna Policy. Vi åtar oss också att vara öppna gentemot våra Sökande genom att tillhandahålla tydlig information om vilka personuppgifter vi behandlar, syftet med behandlingen, hur länge personuppgifterna sparas, den rättsliga grunden för behandlingen samt annan information som vi är skyldiga att tillhandahålla enligt gällande rätt.

Dina personuppgifter kommer att behandlas i rekryteringsverktyget både på vår Hemsida och i en smartphoneapplikation som används av Inter IKEA:s rekryteringspersonal. Hänvisningar till Hemsidan i denna Policy innefattar även smartphoneapplikationen (i tillämpliga fall).

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

När en Sökande skapar en profil och sedan ansöker om en specifik tjänst via Hemsidan kommer Sökanden att lämna ut ett antal olika sorters personuppgifter som vi kommer att behandla. Vi kan även komma att samla in personuppgifter från andra källor som vi sedan kommer att behandla på Hemsidan. De typer av personuppgifter vi kan komma att behandla om dig är:

 

  1. Namn
  2. Kön
  3. Nationalitet
  4. Födelsedatum
  5. Telefonnummer
  6. E-postadress
  7. Plats
  8. Språk
  9. Användarnamn
  10. CV (CV:t kan också innehålla foton och videor)
  11. Utbildning
  12. Erfarenhet
  13. Löneanspråk och/eller aktuell lön
  14. Anteckningar från intervjuprocessen (sådana anteckningar kan, bland annat, innehålla dina preferenser och information om din livsstil, såsom dina hobbyer, vad som motiverar och intresserar dig samt vår bedömning av dig som sökande)
  15. Bilagor till ansökan
  16. Resultat från utvärderingstest(er) som gjorts online
  17. URL-länkar till innehåll på sociala medier
  18. Utdrag från belastningsregistret (endast om det är tillåtet enligt nationell rätt)

 

3. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att administrera rekryteringsprocessen, vilket innefattar bland annat uppföljning av din ansökan, att skapa en profil för dig som Sökande samt att kommunicera med dig på ett lämpligt sätt (t.ex. att kalla dig till en intervju).

Vi kommer också att behandla personuppgifterna i syfte att utvärdera ansökan, vilket innefattar att avgöra om Sökanden är kvalificerad för en specifik tjänst, om Sökandes utbildning, erfarenhet och språkkunskaper uppfyller kraven för den utlysta tjänsten, om lönenivån är i linje med Sökandens förväntningar och kollektivavtal och andra ramverk för ersättning. När vi utvärderar Sökandens ansökan behandlar vi de personuppgifter som tillhandahållits i CV:t och det personliga brevet, vilka kan innehålla foton och/eller videor av Sökanden (vilka Sökanden i så fall tillhandahållit frivilligt).

Under rekryteringsprocessen kan vårt rekryteringsteam komma att ta anteckningar, t.ex. vid intervjuer, vilka kan innehålla personuppgifter. Dessa personuppgifter behandlas för att utvärdera Sökanden för den aktuella tjänsten. Under ansökningsprocessen kan du också bli tillfrågad att genomföra ett utvärderingstest online. Resultaten från online-testet kommer att behandlas för att utvärdera Sökanden för den aktuella tjänsten.

På Hemsidan har Sökanden möjlighet att ladda upp bilagor som rekryteringsteamet kan utvärdera. Sådana bilagor laddas upp frivilligt och behandlas i syfte att få en helhetsbild av Sökanden och för att utvärdera Sökanden för den aktuella tjänsten.

På Inter IKEA tror vi på människor och respekterar varandra oavsett ställning, kön och bakgrund. Mångfald, jämställdhet och inkludering ökar förståelsen för våra kunder och för varandra. I syfte att säkerställa att vi uppnår, rekryterar för och anammar mångfald, jämställdhet mellan könen och inkludering behandlar vi information om våra Sökandes kön, nationalitet och födelsedatum anonymt samt endast för statistiska ändamål (det är frivilligt att tillhandahålla sådana uppgifter).

Via Hemsidan har du möjlighet att koppla ihop din ansökan med dina konton på sociala medier (såsom LinkedIn, Facebook och Twitter). Om du väljer att ange sådana länkar kommer vi att behandla sådana personuppgifter och granska informationen på dessa konton för att få en helhetsbild av dig som Sökande och därmed utvärdera om du är kvalificerad för anställning hos oss.

Vad gäller utdrag från belastningsregistret kommer vi endast att behandla sådana personuppgifter om så krävs enligt nationell rätt i det land där det anställande Inter IKEA-företaget har sitt säte.

Om vi har för avsikt att använda dina personuppgifter för andra ändamål än för dem de ursprungligen samlades in kommer vi dessförinnan att informera dig om detta och vid behov inhämta ditt samtycke. Om dina personuppgifter exempelvis behandlas i samband med rekryteringen till en specifik tjänst kan vi komma att be om ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter i framtiden i samband med en annan tjänst, om vi tror att du skulle vara en lämplig kandidat för en annan tjänst inom Inter IKEA. Om du samtycker till detta kommer vi att behandla dina uppgifter vid framtida rekryteringar och du kommer att ingå i vår ”talangbank”. Vi kan vid en senare tidpunkt också komma att efterfråga ytterligare samtycke till att använda dina personuppgifter för ändamål som rör ett annat företag inom Inter IKEA som inte fick del av dina personuppgifter när du först tillhandahöll oss dem.

4. Överföring/utlämnande av personuppgifter

Inom Inter IKEA

Personuppgifterna som lämnats av en Sökande kommer att behandlas av Inter IKEA Holding B.V. och kan komma att överföras till det företag inom Inter IKEA som utlyser den specifika tjänst som Sökanden har ansökt om. Personuppgifter kommer också att behandlas av Inter IKEA Digital Business, som är en affärsenhet inom Inter IKEA som stödjer koncernen i digitala frågor.

Till andra företag

Personuppgifterna kommer att lämnas ut till SmartRecruiters Inc., vilket är leverantören av Hemsidan, och som kommer att behandla personuppgifterna i rekryteringsverktyget för att kunna leverera sina tjänster till Inter IKEA, samt till SmartRecruiters leverantörer av e-posttjänster och andra digitala tjänster för Hemsidan. Smartrecruiters är skyldigt att säkerställa att dina personuppgifter skyddas på ett lämpligt sätt och får inte använda dem för icke godkända ändamål samt måste se till att även dess leverantörer uppfyller dessa krav.

5. Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?

Om inte annat anges i denna Policy, är Sökandens samtycke den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter. Om vi sparar dina personuppgifter för att ta tillvara vår rätt, t.ex. om en diskrimineringsprocess initieras av en Sökande beträffande vår rekrytering till en specifik tjänst, är sådan behandling av personuppgifter laglig i enlighet med principen om berättigat intresse, där det berättigade intresset är att ta tillvara vår rätt i diskrimineringsprocessen. Överföringen av personuppgifter till våra tjänsteleverantörer, som beskrivs i avsnitt 4 ovan, stödjer sig på principen om berättigat intresse, där det berättigade intresset är effektiv administration av ett gemensamt rekryteringsverktyg för Inter IKEA. Om vi behandlar utdrag från belastningsregistret är den rättsliga grunden för sådan behandling att fullgöra en rättslig förpliktelse.

6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar endast dina personuppgifter så länge som är nödvändigt med hänsyn till de angivna ändamålen i avsnitt 3 ovan. Vår allmänna policy är att vi raderar dina personuppgifter ett 1 år efter att du har nekats en anställning. Anledningen till att vi sparar dina personuppgifter efter det attrekryteringsprocessen är avslutad är att säkerställa att vi har alla nödvändiga uppgifter för att ta tillvara vår rätt för det fall en sökande skulle vidta rättsliga åtgärder i en diskrimineringsprocess i det land sökanden ansökte om tjänsten. Om du samtycker till fortsatt behandling av dina personuppgifter i syfte att ingå i vår talangbank, kommer vi att spara dina personuppgifter så länge du vill vara en del av talangbanken. I vissa fall kan vi komma att behandla dina uppgifter under en längre tid än vad som har angivits ovan. Så kan t.ex. vara fallet om vi behöver ta tillvara vår rätt i en rättslig tvist eller om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

7. Skydd för personuppgifterna

Vi vidtar följande försiktighetsåtgärder beträffande de personuppgifter du tillhandahåller oss:

Säkerhet

Vi vidtar en mängd tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive användning av krypterings- och auktoriseringsverktyg, för att skydda dina personuppgifter. Dina personuppgifter lagras i system som skyddas av säkra nätverk och som bara är tillgängliga för ett begränsat antal personer med särskild behörighet för tillgång till dessa system.

Exempelvis är de företag inom Inter IKEA som har tillgång till dina personuppgifter skyldiga att behandla dem konfidentiellt och att säkerställa att de skyddas. Endast rekryterare, berörda chefer samt medarbetare hos Inter IKEA eller företag som du har riktat din ansökan till och/eller som annars är involverade i rekryteringsprocessen kommer att ha tillgång till dina personuppgifter.

Internationell överföring

De personuppgifter vi behandlar på Hemsidan lagras i Europeiska unionen eller inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om vi behöver överföra uppgifter till ett land utanför EU/EES kommer vi endast göra det om det är juridiskt möjligt och om överföringen kan stödja sig på ett berättigat intresse hos Inter IKEA eller på Sökandens uttryckliga samtycke. Om vi exempelvis skulle vilja överföra dina personuppgifter till USA skulle vi stödja oss på Privacy Shield-överenskommelsen mellan EU och USA och om ett företag inte är anslutet till Privacy Shield skulle båda parter skriva under EU:s standardavtalsklausuler.

8. Dina rättigheter beträffande behandlingen av personuppgifter

Du har rätt att begära att Inter IKEA Holding B.V. lämnar information till dig om sin behandling av dina personuppgifter samt att begära rättelse och/eller radering av sådana personuppgifter samt att motsätta dig behandling av dina personuppgifter. En sådan begäran ska skickas med vanlig post till den adress som anges i avsnitt 10 nedan. Inter IKEA vill också informera dig om din rätt till dataportabilitet.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter, men ska vara medveten om att ett sådant återkallande innebär att Inter IKEA inte längre kan behandla din ansökan och att du inte längre kan behålla din profil på Hemsidan. Även om du raderar dina personuppgifteroch/eller återkallar ditt samtycke kan Inter IKEA trots detta komma att spara vissa av dina personuppgifter, om sådan behandling kan stödjas på någon annan rättslig grund, såsom att fullgöra en rättslig förpliktelse eller om Inter IKEA annars har ett berättigat intresse av att behålla uppgifterna.

Du har också rätt att inge klagomål till Datainspektionen om du anser att Inter IKEA:s behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med gällande rätt.

9. Ändringar i denna Policy

Om vi gör några ändringar i denna policy kommer du att bli informerad om detta och bli tillfrågad om att lämna ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen såsom den anges i den uppdaterade Policyn så snart du loggar in på ditt konto på Hemsidan och innan du kan fortsätta att använda sidan.

10. Kontaktuppgifter

Om du har frågor beträffande behandlingen av dina personuppgifter, begäran om rättelse och/eller radering av personuppgifter eller om du vill ge oss feedback på vår Policy och/eller hur vi behandlar personuppgifter, vänligen kontakta oss genom att skicka ett brev till:

Inter IKEA Holding B.V.
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
Nederländerna