Recruitment Application - Poland

---- click HERE  for the English version -------

 

Polityka Prywatności

Ostatnio zmodyfikowana: [22-05-2018]

1.           Dlaczego wdrożyliśmy politykę prywatności?

Gdy tworzysz („Kandydat” lub „ty”) profil za pośrednictwem naszego narzędzia ds. rekrutacji na stronie https://www.smartrecruiters.com/ („Strona”) i gdy aplikujesz na konkretne stanowisko, przekazujesz swoje dane osobowe do Grupy Inter IKEA (“my”, lub “Inter IKEA”). Podmioty wchodzące w skład Grupy Inter IKEA są odpowiedzialne za przetwarzanie danych osobowych. Listę podmiotów Grupy Inter IKEA możesz znaleźć <tutaj>. Aby ułatwić ci pracę, jeśli masz pytanie, skargę, komentarz lub prośbę, wystarczy wysłać jedną wiadomość na podany poniżej adres (e-mail), który obejmie wszystkie podmioty w ramach Grupy Inter IKEA.

W niniejszej polityce prywatności (dalej zwanej „Polityką”) zawarte są informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych. Szanujemy prywatność naszych Kandydatów i zobowiązujemy się ją chronić dzięki zachowaniu zgodności z naszą Polityką. Zobowiązujemy się również zachować przejrzystość względem naszych Kandydatów, przekazując jasne informacje dotyczące danych, które przetwarzamy; celu przetwarzania, okresu przechowywania danych osobowych oraz podstaw prawnych przetwarzania danych oraz inne informacje, które musimy przekazać na mocy obowiązującego prawa.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w systemie rekrutacji, zarówno na naszej Stronie, jak i za pośrednictwem aplikacji na smartfony wykorzystywanej przez rekruterów Inter IKEA. Na potrzeby niniejszej Polityki, każde odniesienie do Strony jest odniesieniem do aplikacji na smartfony (tam, gdzie jest to właściwe).

2.           Jakiego rodzaju dane osobowe przetwarzamy?

Gdy Kandydat tworzy profil i gdy aplikuje na konkretne stanowisko za pośrednictwem naszej Strony, Kandydat przekazuje kilka rodzajów danych osobowych, które przetwarzamy. Możemy również zbierać dane osobowe Kandydata z innych źródeł. Te dane również przetworzymy na naszej Stronie. Rodzaje danych osobowych, które możemy przetwarzać to:

  1. Imię i nazwisko
  2. Numer telefonu
  3. Adres e-mail
  4. Lokalizacja
  5. Język
  6. Nazwa użytkownika
  7. CV (CV może zawierać zdjęcia oraz filmy)
  8. Wykształcenie
  9. Doświadczenie

10. Oczekiwania dot. wynagrodzenia i/lub obecne wynagrodzenie

11. Notatki z rozmowy o pracę (takie notatki mogą zawierać, między innymi, preferencje i informacje dotyczące stylu życia, takie jak hobby, motywacje oraz zainteresowania oraz naszą ocenę twojej osoby jako kandydata).

12. Załączniki do podania o pracę

13. Wyniki oceny online

14. Link URL do treści w mediach społecznościowych

15. Zdjęcia

16. Weryfikacja danych osobowych / weryfikacja referencji (tylko jeżeli jest dozwolona na mocy lokalnego prawa)

3.           Dlaczego przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzane są w celu administrowania procesem rekrutacji, który obejmuje między innymi dalsze działania związane z podaniem, utworzenie profilu kandydata oraz właściwą komunikację (między innymi zaproszenie na rozmowę o pracę).

Przetwarzamy również dane osobowe w celu oceny podania, która polega na określeniu, czy Kandydat nadaje się na dane stanowisko, czy wykształcenie, doświadczenie i zdolności językowe odpowiadają wymogom stanowiska, czy poziom wynagrodzenia odpowiada oczekiwaniom Kandydata i zbiorowym układom pracy oraz odszkodowaniom. Oceniając podanie Kandydata przetwarzamy dane osobowe podane przez Kandydata. Dotyczy to życiorysu i listu motywacyjnego, ale może również dotyczyć (opcjonalnie) zdjęć i / lub filmów Kandydata. Przetwarzamy jednak tylko te zdjęcia i / lub filmy, jeśli Kandydat przedstawi swoją wyraźną zgodę.

W trakcie procesu rekrutacji, zespół ds. rekrutacji może sporządzać notatki, na przykład podczas rozmów o pracę, które mogą zawierać dane osobowe. Takie dane są przetwarzane, by ocenić Kandydata pod względem zatrudnienia na dane stanowisko. W trakcie procesu ubiegania się o pracę możesz zostać poproszony(-a) o przeprowadzanie oceny online. Wyniki oceny online zostaną przetworzone, by ocenić Kandydata pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

Strona umożliwia Kandydatowi przesłanie załączników, które następnie zostaną ocenione przez zespół ds. rekrutacji. Każdy taki załącznik jest przesyłany dobrowolnie i zostanie przetworzony w celu uzyskania ogólnego wizerunku Kandydata, oraz by ocenić go pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

W Inter IKEA wierzymy w ludzi i we wzajemny szacunek, bez względu na zajmowane stanowisko, płeć czy historię. Różnorodność, równość i integracja pozwalają nam lepiej zrozumieć naszych klientów i siebie nawzajem. Aby osiągnąć różnorodność, równość płci i integrację, oraz by w pełni je promować, przetwarzamy informacje o płci, narodowości oraz dacie urodzenia Kandydata (podanie tych informacji jest opcjonalne) na cele statystyczne i w sposób anonimowy.

Za pośrednictwem Strony masz możliwość połączyć swoje podanie ze swoimi profilami w mediach społecznościowych (takich jak LinkedIn, Facebook i Twitter). Jeżeli zdecydujesz się podać link do swoich profili na portalach społecznościowych, przetworzymy takie dane osobowe i zapoznamy się z informacjami znajdującymi się na tych profilach, by uzyskać pełny obraz twojej osoby jako Kandydata i ocenić twoją osobę pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

W odniesieniu do weryfikacji danych osobowych, przetworzymy takie dane osobowe jeżeli będzie to konieczne na mocy prawa kraju, gdzie jednostka Inter IKEA poszukująca pracowników ma swoją siedzibę.

Jeżeli mamy zamiar przetworzyć twoje dane osobowe do innych celów niż te, w ramach których dane zostały pierwotnie zebrane, poinformujemy cię o tym, zanim się tego podejmiemy i – jeżeli będzie to konieczne – zapytamy o twoją zgodę. Przykładowo, jeżeli twoje dane osobowe są przetwarzane w procesie rekrutacji na konkretne stanowisko, możemy poprosić o twoją zgodę na ich przetwarzanie w przyszłości na potrzeby rekrutacji na inne stanowisko w Inter IKEA, na które naszym zdaniem będziesz właściwym kandydatem. Jeżeli wyrazisz na to zgodę, będziemy przetwarzać twoje dane osobowe na potrzeby przyszłych rekrutacji i staniesz się częścią naszej „bazy danych talentów”. Możemy również później poprosić o dodatkową zgodę na wykorzystanie twoich danych osobowych w ramach innej spółki w Inter IKEA, która nie otrzymała twoich danych za pierwszym razem.

 

4.           Przesyłanie/ujawnianie danych osobowych

W Inter IKEA

Dane osobowe przekazane przez Kandydata będą przetwarzane przez:

1/ Grupa Inter IKEA,

2/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o., ul. Wincentego Witosa 31, 72-100 Goleniów,

3/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Goleniów, ul. Pułaskiego 19, 72-100 Goleniów,

4/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Ivar, ul. Krzywoustego 44, 72-112 Stepnica,

5/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Resko, ul. Żeromskiego 44A, 72-315 Resko,

6/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Chociwel, ul. Świerczewskiego 15, 73-120 Chociwel,

7/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa, ul. Borek 3, 14-260 Lubawa,

8/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Konstantynów Łódzki, ul. Niesięcin 7, 95-050 Konstantynów Łódzki

9/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Orla, ul. Koszki 90, 17-106 Orla,

10/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Skoczów, ul. Krzywa 1, 43-430 Skoczów,

11/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Stalowa Wola, ul. Władysława Grabskiego, 43/43A, 37-450 Stalowa Wola,

12/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział WEST, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,

13/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział  3D, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,

14/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Wielbark, ul. Stefana Czarnieckiego 17A, 12-160 Wielbark.

15/ IKEA Purchasing Services Poland Sp. z o.o.; Al. Krakowska 61, 02-183 Warszawa.

Dane osobowe będą również przetwarzane przez Inter IKEA Digital Business, która jest jednostką biznesową w ramach Inter IKEA zajmującą się kwestiami cyfrowymi grupy.

Do innych spółek
Dane osobowe zostaną ujawnione firmie SmartRecruiters Inc., będącej dostawcą Strony, która ma dostęp do danych osobowych w systemie, by móc świadczyć swoje usługi Inter IKEA, oraz dostawcom funkcji mailowych oraz cyfrowych SmartRecruiter w ramach Strony. SmartRecruiters ma obowiązek właściwie chronić dane osobowe i nie wykorzystywać ich do nieupoważnionych celów oraz musi zapewnić, że tego samego będą przestrzegać jej dostawcy.

5.           Jaka jest podstawa prawna przetwarzania?

O ile nie określono inaczej w niniejszej Polityce, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda Kandydata. Jednakże, jeżeli zatrzymamy twoje dane osobowe na dłuższy okres czasu, by chronić nasze prawa, na przykład jeżeli kandydat wytoczy proces sądowy dotyczący dyskryminacji w ramach rekrutacji na konkretne stanowisko, takie przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem na mocy zasady interesu prawnego, którym jest ochrona naszych praw w procesie o dyskryminację. Jeżeli przetwarzamy weryfikację danych osobowych podstawą prawną takiego przetwarzania jest spełnienie wymogów prawnych. Zdjęcia lub filmy przesłane przez Ciebie są przetwarzane na podstawie zgody prawnej.

6.           Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Będziemy przetwarzać twoje dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne w celach opisanych w sekcji 3 powyżej. Nasza ogólna polityka zakłada kasowanie danych osobowych po trzech (3) latach od odmowy przyjęcia na stanowisko. Powodem, dla którego przechowujemy twoje dane osobowe po zakończeniu procesu rekrutacji jest zapewnienie, że jesteśmy w posiadaniu niezbędnych danych, by chronić swoje prawa, w przypadku gdy kandydat podejmie się działań prawnych w ramach procesu sądowego dotyczącego dyskryminacji w kraju, w którym aplikował na stanowisko. Jeżeli wyrazisz zgodę na dalsze przetwarzanie danych osobowych, chcąc pozostać w naszej bazie danych talentów, przechowamy twoje dane tak długo, jak będziesz chciał/chciała. W niektórych przypadkach możemy przetwarzać twoje dane osobowe przez dłuższy czas niż ten podany powyżej. Może tak być w sytuacji, gdy będziemy musieli chronić swoje prawa, na przykład w sytuacji sporu prawnego lub chcąc dopełnić prawnych obowiązków.

7.           Ochrona danych osobowych

W odniesieniu do przekazywanych nam danych osobowych stosujemy następujące środki:

Zabezpieczenia
Stosujemy różnorodne środki zabezpieczeń, zarówno techniczne jak i organizacyjne, w tym narzędzia do szyfrowania i uwierzytelniania, by chronić twoje dane osobowe. Twoje dane osobową są przechowywane w systemach chronionych zabezpieczonymi sieciami, a dostęp do nich ma ograniczona liczba osób posiadających specjalne prawa dostępu.


Na przykład, spółki w Inter IKEA mające dostęp do twoich danych osobowych muszą traktować twoje dane osobowe jako dane poufne i podejmować kroki, by zapewnić ich bezpieczeństwo. Tylko rekruterzy oraz właściwi kierownicy i współpracownicy jednostki (jednostek) Inter IKEA, do której wysłałeś(-aś) swoje podania i/lub którzy są w inny sposób zaangażowani w proces rekrutacji będą mieli dostęp do twoich danych osobowych.

Przekazywanie międzynarodowe
Dane osobowe przetwarzane na naszej stronie internetowej są przechowywane w Unii Europejskiej lub w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Jeśli potrzebujemy przenieść dane poza UE / EOG, zrobimy to tylko wtedy, gdy będzie to możliwe z prawnego i regulacyjnego punktu widzenia. Na przykład, jeśli chcielibyśmy przenieść twoje dane osobowe do Stanów Zjednoczonych, będziemy opierać się na ramach Tarczy Prywatności między UE a USA, a jeśli firma nie posiada certyfikatu Tarczy Prywatności, obie strony podpisałyby klauzule umów modelowych UE.

 

8.           Twoje prawa odnośnie przetwarzania danych osobowych

Masz wiele praw dotyczących swoich danych osobowych. Przeczytaj o nich poniżej. Jeśli chcesz z nich skorzystać lub dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami! Szczegóły kontaktowe możesz znaleźć na końcu tego oświadczenia. Pamiętaj, że niektóre prawa mogą nie mieć zastosowania w Twojej sytuacji.

 

  • Prawo dostępu
    • Masz prawo wiedzieć, jakie dane osobowe przetwarzamy i dlaczego. Dlatego informujemy z wyprzedzeniem o naszych działaniach związanych z przetwarzaniem za pośrednictwem tego oświadczenia. Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat informacji, które przetwarzamy od ciebie, zawsze możesz skontaktować się z nami, a my przekażemy ci dalsze informacje.  

 

  • Prawo do sprostowania
    • Jeśli uważasz, że przechowujemy złe informacje o tobie, takie jak twoje imię i nazwisko lub adres, możesz poprosić nas o ich poprawienie.   

 

  • Prawo do wymazania / prawo do bycia zapomnianym
    • Masz prawo nakazać nam na stałe usunąć twoje dane osobowe z naszych akt. Możesz to zrobić na przykład, gdy uważasz, że nie ma już potrzeby, abyśmy je przetrzymywali. Lub, jeśli wcześniej wyraziłeś zgodę, możesz po prostu zdecydować się ją wycofać. 

 

  • Prawo do ograniczenia działań związanych z przetwarzaniem 
    • W określonych sytuacjach masz prawo ograniczyć nasze działania związane z przetwarzaniem. Oznacza to, że będziemy nadal przechowywać twoje informacje, ale tymczasowo wstrzymamy wszelkie inne przetwarzanie. Dlaczego chciałbyś to zrobić? Na przykład, jeśli poprosiłeś nas o naprawienie nieprawidłowych informacji. W tej sytuacji możesz chcieć, abyśmy zaprzestali przetwarzanie, dopóki informacja nie będzie poprawna. 

 

  • Prawo do przenoszenia danych 
    • W niektórych sytuacjach masz prawo poprosić nas o przesłanie ci danych osobowych w formie cyfrowej, abyś mógł przekazać je innej osobie.  

 

  • Prawo do sprzeciwu 

Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu twoich informacji, nawet jeśli mamy uzasadniony powód prawny, aby je przetworzyć. Możesz to zrobić, gdy przetwarzamy twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu i uważasz, że twój osobisty interes przeważa nad naszym. Jeśli nie życzysz sobie, abyśmy wykorzystali twoje dane do celów marketingu bezpośredniego, w tym do profilowania, w każdym przypadku dostosujemy się do tego.\

 

 

  • Prawo do wycofania zgody 
    • Jeśli przetwarzamy twoje dane osobowe na podstawie twojej zgody, masz prawo wycofać swoją zgodę w każdej chwili. Mimo wycofania zgody, Inter IKEA może zachować niektóre z twoich danych osobowych, jeśli przetwarzanie jest zgodne z prawem w oparciu o inną zasadę prawną, taką jak wypełnienie zobowiązania prawnego lub jeśli Inter IKEA ma uzasadniony interes, aby to zrobić. 

 

  • Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego 
    • Jeżeli nie jesteś usatysfakcjonowany sposobem, w jaki traktujemy twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę na nas do krajowego organu nadzorującego. 

 

 

9.           Zmiany w niniejszej polityce

Jeżeli dokonamy jakichkolwiek zmian w niniejszej polityce, zostaniesz o tym poinformowany(-a) i zostaniesz poproszony(-a), o wyrażenie zgody na zmienione przetwarzanie danych osobowych, jak opisano w Polityce, gdy tylko zalogujesz się na swoje konto na Stronie i zanim przejdziesz do korzystania ze strony.

10.        Informacje kontaktowe

Jeżeli masz pytania odnośnie przetwarzania twoich danych osobowych, żądania/prośby zgodnie z postanowieniami artykułu 8 niniejszej Polityki lub chciałbyś/chciałabyś nam przekazać informacje zwrotne dotyczące naszej Polityki i/lub praktyk dotyczących prywatności, skontaktuj się z nami pisząc na poniższy adres:

Grupa Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

Lub pisząc email na adres: Data.Privacy@inter-ikea.com.

Aby skontaktować się z inspektorem ochrony danych, możesz wysłać wiadomość e-mail na adres Data.Privacy@inter-ikea.com.

 

 

Privacy Policy

Last modified: [22-05-2018]

1.           Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here> In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).

2.           What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:

  1. Name
  2. Telephone number
  3. Email address
  4. Location
  5. Language
  6. User name
  7. Résumé (the résumé may include photos and videos)
  8. Education
  9. Experience
  10. Salary expectations and/or current salary
  11. Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
  12. Attachments to the application
  13. Online assessment results
  14. URL link to social media content
  15. Photos
  16. Background checks / reference check (only if required by local law)

3.           Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

4.           Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA

The personal data provided by a Candidate will be processed by:

1/ Inter IKEA Group,

2/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o., Wincentego Witosa Street 31, 72-100 Goleniów,

3/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Goleniów, Pułaskiego Street 19, 72-100 Goleniów,

4/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Ivar, Krzywoustego Street 44, 72-112 Stepnica,

5/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Resko, Żeromskiego Street 44A, 72-315 Resko,

6/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Chociwel, Świerczewskiego Street 15, 73-120 Chociwel,

7/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Lubawa, Borek Street 3, 14-260 Lubawa,

8/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Konstantynów Łódzki, Niesięcin Street 7, 95-050 Konstantynów Łódzki

9/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Orla, Koszki 90, 17-106 Orla,

10/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Skoczów, Krzywa Street 1, 43-430 Skoczów,

11/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Stalowa Wola, Władysława Grabskiego Street, 43/43A, 37-450 Stalowa Wola,

12/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch WEST, Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,

13/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch 3D, Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,

14/ IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Branch Wielbark, Stefana Czarnieckiego Street 17A, 12-160 Wielbark.

15/ IKEA Purchasing Services Poland Sp. z o.o.; Al. Krakowska 61, 02-183 Warsaw.

Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

5.           What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the consent from the Candidate. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent.

6.           How long do we keep your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data three (3) years after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

7.           Protection of personal data

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers
The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data outside of the EU/EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint. For example, if we would like to transfer your personal data to the US then we would rely on the Privacy Shield Framework between the EU and US and if a company is not certified under the Privacy Shield, both parties would sign the EU Model Contract Clauses.

8.           Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.

 

  • Right of access
    • You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.

 

  • Right to rectification
    • If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this. 

 

  • Right to erasure / right to be forgotten
    • You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.

 

  • Right to restrict the processing activities
    • You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.

 

  • Right to data portability
    • In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.

 

  • Right to object
    • You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.

 

  • Right to withdraw consent
    • If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime. Even though you withdraw your consent, Inter IKEA may retain certain of your personal data if processing is lawful based on another legal principle such as fulfilling a legal obligation or if Inter IKEA has a legitimate interest to do so.

 

  • Right to lodge a complaint with a supervisory authority
    • If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

 

9.           Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.

10.       Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:

Inter IKEA Group
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter-ikea.com

 

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter-ikea.com

 

---- click HERE to return to the top -------