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Déclaration de confidentialité

Dernière modification: [18-09-2020]

1. Pourquoi avons-nous une politique de confidentialité?

Lorsque vous (le « Candidat » ou « vous ») créez un profil dans notre outil de recrutement sur https://www.smartrecruiters.com/ (le « Site Web ») et lorsque vous postulez à un poste spécifique, vous communiquez vos données personnelles à Inter IKEA Group («nous», « Inter IKEA »). Les entités d'Inter IKEA Group sont responsables du traitement de vos données perosnnelles. Vous pouvez accéder à la liste des entités d'Inter IKEA Group <ici>. Afin de rendre les choses plus faciles pour vous, si vous avez des questions, demandes, commentaires ou plaintes, il suffit d'envoyer un message à l'adresse mail ci-dessous qui couvre l'ensemble des entités d'Inter IKEA Group.

Dans la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique »), nous vous informerons concernant notre traitement de vos données personnelles. Nous respectons profondément la vie privée de nos Candidats et nous sommes engagés à la protéger en nous conformant à la présente Politique. Nous nous engageons également à être transparents avec nos Candidats en leur fournissant des informations claires quant aux données personnelles que nous traitons, la finalité d’un tel traitement, la période de conservation des données personnelles tout comme le fondement juridique du traitement et toute autre information que nous sommes tenus de communiquer en vertu de la législation applicable.

Vos données personnelles seront traitées dans le système de recrutement tant sur notre Site Web que dans une application smartphone utilisée par le personnel chargé du recrutement d’Inter IKEA. Aux fins de la présente Politique, toute référence au Site Web inclut l’application smartphone (le cas échéant).

2. Quelles données personnelles traitons-nous?

Lorsqu’un Candidat crée un profil et lorsque le Candidat postule à un poste spécifique via notre Site Web, le Candidat fournira plusieurs types de données personnelles que nous traiterons. Nous pouvons également collecter auprès d’autres sources des données personnelles concernant le Candidat que nous traiterons ensuite sur notre Site Web. Les types de données personnelles que nous pouvons traiter vous concernant sont les suivantes :

1. Nom

2. Genre

3. Nationalité

4. Date de naissance

5. Numéro de téléphone

6. Courriel

7. Adresse

8. Langue

9. Nom d’utilisateur

10. CV (le CV peut inclure des photographies et vidéos)

11. Formation

12. Expérience

13. Prétentions salariales et/ou salaire actuel

14. Notes prises lors de l’entretien (de telles notes peuvent inclure, entre autres choses, des préférences et informations concernant votre style de vie telles que vos hobbies, motivations et intérêts et notre évaluation de votre profil en tant que candidat)

15. Fichiers joints à la candidature

16. Résultats de l’évaluation en ligne

17. Lien URL vers le contenu des médias sociaux

18. Photos

19. Vérifications des antécédents / prise de références (uniquement si cela est autorisé par la législation locale)

3. Pourquoi traitons-nous vos données personnelles?

Nous traiterons vos données personnelles afin d’administrer le processus de recrutement, ce qui inclut, entre autres, le suivi de votre candidature, la création d’un profil de candidat, et communiquer avec vous de la manière appropriée (ex. En vous conviant à un entretien).

Nous traiterons également les données personnelles afin d’évaluer la candidature, ce qui inclut déterminer si le Candidat est éligible pour un poste donné, si la formation, l’expérience et les compétences linguistiques du Candidat satisfont les exigences pour le poste vacant, si le niveau de rémunération est conforme aux attentes du Candidat, aux conventions collectives et au cadre de rémunération. Lors de l’évaluation de la candidature d’un Candidat, nous traiterons les données personnelles communiquées par le candidat. Cela concerne le CV et la lettre de motivation, mais cela peut égalemnt concerner (à titre purement facultatif) des photos et/ou vidéos du Candidat. Néanmoins, nous ne traiterons ces photos et/ou vidéos seulement si le Candidat a donné explicitement son consentement.

Durant le processus de recrutement, l’équipe chargée du recrutement peut prendre des notes, par exemple des entretiens qui peuvent contenir des données personnelles. De telles données sont traitées afin d’évaluer le Candidat pour le poste en question. Durant le processus de candidature, il peut également vous être demandé d’effectuer une évaluation en ligne. Les résultats de l’évaluation en ligne seront traités afin d’évaluer le Candidat pour le poste en question.

Le Site Web permettra au Candidat de télécharger des pièces jointes afin que l’équipe chargée du recrutement puisse les évaluer. Ces pièces jointes sont fournies volontairement et seront traitées afin de se faire une idée générale du Candidat et de l'évaluer pour le poste en question.

Chez Inter IKEA, nous avons foi en les gens et respectons chacun quels que soient son poste, son genre et ses origines. La diversité, l’égalité et l’inclusion nous permettent de mieux comprendre nos clients et chacun d’entre nous. Afin de nous permettre de suivre la mesure de nos résultats quant à si nous réalisons, recrutons et défendons la diversité, l’égalité des sexes et l’inclusion, nous traitons les informations relatives au genre, à la nationalité et la date de naissance de nos Candidats (la communication de ces données personnelles est facultative) à des fins statistiques et de manière anonyme.

Grâce au Site Web, vous avez la possibilité de relier votre candidature à vos comptes de médias sociaux (tels que LinkedIn, Facebook et Twitter). Si vous décidez de fournir un lien vers vos comptes de médias sociaux, nous traiterons ces données personnelles et examinerons les informations se trouvant dans vos comptes de médias sociaux afin d’avoir un aperçu général de votre profil en tant que Candidat et d’évaluer votre éligibilité à un poste au sein de notre entreprise.

Concernant les vérifications d’antécédents, nous traiterons uniquement ces données personnelles si la législation locale du pays où l’entité Inter IKEA qui recrute se trouve l’exige.

Si nous envisageons de traiter vos données personnelles à des fins autres que celle pour laquelle ces données ont été collectées à l’origine, nous vous informerons d’un tel traitement avant celui-ci et si nécessaire, vous demanderons votre autorisation. Par exemple, si vos données personnelles sont traitées concernant le recrutement pour un poste spécifique, nous pouvons vous demander votre autorisation pour traiter vos données personnelles à l’avenir concernant un autre poste si nous pensons que vous seriez un candidat approprié pour un autre poste au sein d’Inter IKEA. Si vous donnez votre consentement, nous traiterons vos données aux fins de futurs recrutements et vous ferez partie de notre « banque de talents ». Nous pouvons également, à une date ultérieure, demander votre consentement additionnel à l’utilisation de vos données personnelles aux fins d’une autre société au sein d’Inter IKEA qui n’a pas reçu vos données personnelles dans un premier temps.

4. Transfert/divulgation des données personnelles

Au sein d’Inter IKEA

Les données personnelles fournies par un Candidat seront traitées par Inter IKEA et peuvent également être transférées à la société au sein d’Inter IKEA qui offre le poste spécifique auquel le Candidat postule ou à d'autres sociétés au sein d'Inter IKEA pour lesquelles vous avez postulé. Les données personnelles seront également traitées par Inter IKEA Digital Business, étant une unité commerciale au sein d’Inter IKEA se chargeant des questions numériques du groupe.

À d’autres sociétés

Les données personnelles seront divulguées à SmartRecruiters Inc., qui est le fournisseur du Site Web, qui aura accès aux données personnelles au sein du système afin de fournir ses services à Inter IKEA, tout comme aux fournisseurs de courriels et fonctions numériques de SmartRecruiter pour le Site Web. SmartRecruiter est tenue de conserver comme il se doit vos données personnelles, de ne les utiliser à aucune fin non autorisée et de s’assurer que ses fournisseurs en fassent de même.

5. Quel est le fondement juridique du traitement?

Sous réserve de toute disposition contraire de la présente Politique, le fondement juridique de notre traitement des données personnelles est que le traitement est nécessaire afin de faire évoluer la demande du Candidat avant d'entrer dans une relation contractuelle. Toutefois, si nous conservons vos données personnelles sur une longue durée afin de protéger nos droits légaux; par exemple, si une procédure de discrimination est initiée par un candidat concernant le recrutement à un poste spécifique, un tel traitement des données personnelles est légal sur la base du principe de l’intérêt légitime, l’intérêt légitime consistant à protéger nos droits dans l’affaire de discrimination. Si nous procédons à un contrôle de références, le fondement juridique pour ce type de traitement sera de remplir une obligation légale. Photos ou vidéos téléchargées par vous même sont traitées selon un fondement juridique consenti.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous traiterons vos données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire concernant les fins décrites à la section 3 ci-dessus. Nous avons pour politique, en général, de supprimer vos données personnelles 1 an après que vous n’ayez pas été sélectionné pour un poste. La raison pour laquelle nous conservons vos données personnelles après la fin du processus de recrutement est de nous assurer que nous disposons de toutes les données nécessaires pour protéger nos droits si un candidat engage une action en justice dans le cadre d’une procédure de discrimination dans le pays où vous avez postulé pour le poste. Si vous consentez au traitement ultérieur de vos données personnelles afin de faire partie de notre banque de talents, nous conserverons vos données personnelles tant que vous souhaitez demeurer dans notre banque de talents. Dans certains cas, nous pouvons également traiter vos données pour une période plus longue que celle indiquée ci-dessus. Ceci peut être le cas si nous devons protéger nos droits légaux, par exemple dans le cadre d’un litige ou si nécessaire pour respecter une obligation légale.

7. Protection des données personnelles

Nous prenons les précautions suivantes concernant les données personnelles que vous nous communiquez :

Sécurité

Nous utilisons une variété de mesures techniques et de sécurité organisationnelle, incluant des outils de cryptage et d’authentification afin de protéger vos données personnelles. Vos données personnelles sont stockées sur des systèmes se trouvant dans des réseaux sécurisés et seul un nombre limité de personnes disposant de droits d’accès spéciaux à ces systèmes peut y accéder.

Par exemple, les sociétés au sein d’Inter IKEA qui ont accès à vos données personnelles sont tenues de les traiter comme étant confidentielles et de tenter de maintenir leur sécurité. Seuls les chargés de recrutement et responsables et collaborateurs pertinents de l’entité ou des entités Inter IKEA à laquelle ou auxquelles vous avez adressé votre candidature et/ou qui sont autrement impliqués dans le processus de recrutement auront accès à vos données personnelles.

Transferts internationaux

Les données personnelles traitées sur notre Site Web sont stockées dans l’Union européenne ou au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Si nous devons transférer des données au sein de l’EEE, nous le ferons uniquement si ceci est possible d’un point de vue légal et réglementaire. Par exemple :

- Nous nous appuyons sur les décisions en matière d’adéquation prises par l’UE pour l’identification des pays proposant un niveau de protection des données approprié. De ce fait, l’UE estime que les lois et accords propres à un pays fournissent une protection adéquate pour vos données personnelles.

Faute de décision en matière d’adéquation émanant de l’UE pour un pays, nous nous appuyons sur les Clauses Contractuelles Types de l’UE, qui sont des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne et relatives à la confidentialité des données. Cela permet de s’assurer que la partie externe garantira un niveau de protection approprié pour vos données personnelles. »

8. Vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles

Vous avez des droits relatifs à la gestion de vos données personnelles. Vous pouvez en lire davantage à ce sujet ci-dessous. Si vous voulez en échanger ou en apprendre plus, n'hésitez pas à nous contacter ! Vous trouverez les contacts à la fin de cette déclaration. Merci de noter que certains des droits peuvent ne pas être applicables à votre situation.

• Droit d'accès

o Vous avez le droit de connaitre les informations que nous traitons et pourquoi. C'est pourquoi nous vous informons en avance sur nos activités de traitement des données via cette déclaration. Si vous avez des questions ou vous voulez en apprendre plus sur la façon dont nous traitons vos données, vous pouvez toujours nous contacter et nous vous donnerons plus d'information à ce sujet.

• Droit à la rectification

o Si vous pensez que nous avons archivé des informations erronées vous concernant, tel que votre nom ou votre adresse, vous pouvez demander une correction.

• Droit d'effacement / droit à l'oubli

o Vous avez le droit de nous demander d'effacer de manière défintive vos données personnelles de nos archives. Vous pouvez le faire, par exemple, si vous pensez que nous n'avons plus besoin de les conserver. Ou si vous avez précédemment donné votre autorisation mais que vous avez maintenant décidé de les effacer.

• Droit de restreindre les activités de traitement des données

o Vous avez le droit de restreindre nos activités de traitement des données dans certaines situations. Cela signifie que nous continuerons à archiver vos informations mais nous arrêterons temporairement tout autre traitement. Pourquoi voudriez-vous faire cela ? Par exemple si vous nous avez demandé de corriger des informations incorrectes. Dans cette situation, vous pourriez vouloir de notre part que nous stoppions le traitement de vos données tant que celles-ci n'ont pas été corrigées.

• Droit à la portabilité des données

o Dans certaines situations, vous avez le droit de demander que nous envoyions vos données personnelles sur une plateforme digitale afin que vous soyez en mesure de les transférer à un tiers.

• Droit d'opposition

o Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données, même si nous avons une raison légale et légitime de le faire. Vous pouvez le faire lorsque nous traitons vos informations sur la base d'un intéret légitime et que vous pensez que votre intérêt personnel l'emporte sur le nôtre. Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos informations à des fins de marketing direct, y compris le profilage, nous nous conformerons dans tous les cas.

• Droit de retirer son consentement

o Si nous traitons vos informations personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

• Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance

o Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte à notre encontre auprès d'une autorité de surveillance.

9. Modifications de la présente Politique

Si nous modifions d’une quelconque manière la présente Politique, vous en serez informé et il vous sera demandé de consentir au traitement actualisé de vos données personnelles comme indiqué dans la Politique dès que vous vous connecterez à votre compte sur le Site Web et avant que vous ne puissiez utiliser le site.

10. Nous contacter

Si vous avez des questions quant au traitement de vos données personnelles, des demandes telles qu'indiqué dans l'article 8 de cette déclaration ou si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires sur notre Politique et/ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez nous contacter en envoyant une lettre à :

Inter IKEA

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

Pays-Bas

Ou par email à: Data.Privacy@inter.ikea.com.

Pour contacter le responsable de la protection des données, vous pouvez envoyer un email à to Data.Privacy@inter.ikea.com.

Privacy Policy

Last modified: [18-09-2020]

1. Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).

2. What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:

Name
Gender
Nationality
Date of birth
Telephone number
Email address
Location
Language
User name
Résumé (the résumé may include photos and videos)
Education
Experience
Salary expectations and/or current salary
Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
Attachments to the application
Online assessment results
URL link to social media content
Photos
Background checks / reference check (only if required by local law)

3. Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

4. Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA
The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

5. What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent.

6. How long do we keep your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data one (1) year after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

7. Protection of personal data

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers

The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data within the EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint, for example:

- We rely on adequacy decisions from the EU on which countries provide an adequate level of data protection. This means that the EU believes a country’s own laws or agreements provide adequate protection for your personal data.

- If there is no adequacy decision from the EU for a country, we then rely on the EU Model Contract Clauses, which are European Commission approved standard contractual clauses relating to data privacy. This ensures that the external party will guarantee an adequate level of protection of your personal data.”

8. Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.

Right of access
- You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.

Right to rectification
- If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this.

Right to erasure / right to be forgotten
- You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.

Right to restrict the processing activities
- You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.

Right to data portability
- In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.

Right to object
- You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.

Right to withdraw consent
- If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority
- If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

9. Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.

10. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com

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