1. Почему мы следуем политике конфиденциальности?
Когда вы (“Кандидат” или “вы”) создаете профиль на нашем сайте https://www.smartrecruiters.com/ (далее “Сайт”) и когда вы подаете заявку на конкретную должность, вы предоставляете свои персональные данные Inter IKEA Group (“мы”, “нас” или “нам” либо “Inter IKEA Group”). Компании Inter IKEA Group вместе отвечают за обработку ваших персональных данных. Перечень компаний, входящих в Inter IKEA Group, вы можете найти по <ссылке>. Чтобы облегчить вам задачу, если у вас имеется вопрос, жалоба, комментарий или запрос, достаточно отправить одно сообщение на указанный ниже адрес (адрес электронной почты), который будет охватывать все компании Inter IKEA Group.Когда вы (“Кандидат” или “вы”) создаете профиль на нашем сайте https://www.smartrecruiters.com/ (далее “Сайт”) и когда вы подаете заявку на конкретную должность, вы предоставляете свои персональные данные Inter IKEA Group (“мы”, “нас” или “нам” либо “Inter IKEA Group”). Компании Inter IKEA Group вместе отвечают за обработку ваших персональных данных. Перечень компаний, входящих в Inter IKEA Group, вы можете найти по <ссылке>. Чтобы облегчить вам задачу, если у вас имеется вопрос, жалоба, комментарий или запрос, достаточно отправить одно сообщение на указанный ниже адрес (адрес электронной почты), который будет охватывать все компании Inter IKEA Group.
В настоящей Политике конфиденциальности (далее “Политика”) мы сообщим вам о том, как мы обрабатываем ваши персональные данные. Мы уважаем неприкосновенность частной жизни наших Кандидатов и обязуемся защищать ее путем соблюдения настоящей Политики. Мы также обязуемся быть открытыми с нашими Кандидатами, предоставляя точную информацию о том, какие персональные данные мы обрабатываем; о цели обработки, сроке хранения персональных данных, применимых мерах безопасности, правовой основе обработки, а также другую информацию, которую мы обязаны предоставить в соответствии с действующим законодательством.
Ваши персональные данные будут обрабатываться в системе подбора персонала как на нашем Сайте, так и в приложении для смартфонов, используемом сотрудниками отдела кадров Inter IKEA. Для целей настоящей Политики любая ссылка на Сайт включает в себя приложение для смартфонов (когда это применимо).
2. Какие персональные данные мы обрабатываем?
Когда Кандидат создает профиль, и когда Кандидат подает заявку на определенную должность через наш Сайт, Кандидат предоставляет несколько типов персональных данных, которые мы будем обрабатывать. Мы также можем собирать персональные данные о Кандидате из других источников, которые затем мы будем обрабатывать на нашем Сайте. Типы персональных данных, которые мы можем обрабатывать:
Имя
Пол
Национальность
Дата рождения
Номер телефона
Адрес электронной почты
Место жительства
Язык
Имя пользователя
Резюме (резюме может содержать фотографии и видео)
Образование
Опыт
Ожидаемая заработная плата и/ или текущая заработная плата
Данные по результатам собеседования (такие данные могут, помимо прочего, включать в себя информацию о ваших предпочтениях и о вашем образе жизни, например, о ваших увлечениях, мотивациях и интересах, а также нашу оценку вас как кандидата)
Приложения к заявке
Результаты онлайн-тестирования
Ссылка на контент в социальных сетях
Фотографии
Проверка биографии (только если это требуется местным законодательством)
3. Зачем мы обрабатываем ваши персональные данные?
Мы будем обрабатывать ваши персональные данные для администрирования процесса найма персонала, который включает в себя, в частности, последующие действия по вашей заявке, создание профиля кандидата и общение с вами (например, приглашение на собеседование).
Мы также будем обрабатывать персональные данные, чтобы оценить заявку, в том числе, определить, подходит ли Кандидат для конкретной должности, соответствуют ли его образование, опыт и языковые навыки требованиям вакансии, соответствует ли уровень заработной платы ожиданиям Кандидата, условиям коллективных договоров и компенсационных выплат. При оценке заявки Кандидата мы будем обрабатывать персональные данные, предоставленные Кандидатом. Это касается резюме и сопроводительного письма, но также может касаться (опционально) фотографий и/или видео Кандидата. При этом, мы обязуемся обрабатывать такие фотографии и/или видео, только если Кандидат предоставил свое явное согласие на это.
В процессе найма сотрудники отдела кадров могут делать записи, например, во время собеседования, которые могут содержать персональные данные. Такие данные обрабатываются с целью оценки пригодности Кандидата для конкретной работы. В процессе подачи заявки вам также может быть предложено выполнить онлайн-тестирование. Результаты онлайн-тестирования будут обработаны для того, чтобы оценить пригодность Кандидата для конкретной работы.
На Сайте Кандидату предоставляется возможность загружать файлы для оценки сотрудниками отдела кадров. Любой такой файл предоставляется на добровольной основе и будет обработан с целью получения общего представления о Кандидате и оценки пригодности Кандидата для конкретной работы.
В Inter IKEA мы верим в людей и уважаем друг друга независимо от должности, пола и биографии. Разнообразие, равноправие и учет интересов каждого члена команды улучшают наше понимание покупателей и друг друга. Для того чтобы мы могли обеспечить разнообразие, равенство полов и учитывать интересы каждого члена команды, мы обрабатываем информацию о поле, национальности и дате рождения наших Кандидатов (предоставление таких персональных данных является добровольным) в статистических целях и анонимно.
На Сайте есть возможность подключить свою заявку к вашим аккаунтам в социальных сетях (таких как LinkedIn, Facebook и Twitter). Если вы решите предоставить ссылку на ваши аккаунты в социальных сетях, мы будем обрабатывать такие персональные данные и просматривать ваши аккаунты в социальных сетях для получения общей информации о вас как о Кандидате и для оценки пригодности для работы с нами.
Что касается проверки биографии, то мы будем обрабатывать такие персональные данные только если этого требует местное законодательство в стране, где находится компания группы Inter IKEA или в стране, где вы имеете постоянное место жительства. Если некоторые виды проверок невозможно провести в определенных странах, мы можем попросить вас предоставить нам дополнительные документы, которые могут быть необходимы для оценки в пригодности для работы с нами.
Если мы намерены обрабатывать ваши персональные данные в иных целях, помимо целей, для которых они были первоначально собраны, мы уведомим вас о такой обработке до ее начала и, при необходимости, запросим ваше согласие. Например, если ваши персональные данные обрабатываются в связи с наймом на определенную должность, мы можем попросить согласия на обработку ваших персональных данных для другой должности, если мы считаем, что вы были бы подходящим кандидатом на другую работу в Inter IKEA. Если вы согласитесь, мы будем обрабатывать ваши данные с целью дальнейшего найма, и вы будете внесены в наш “банк талантов”. Мы можем также запросить дополнительное письменное согласие на использование персональных данных для целей другой компании группы Inter IKEA, которая первоначально не получала ваши персональные данные.
4. Передача/разглашение персональных данных
В рамках группы Inter IKEA
Персональные данные, предоставленные Кандидатом, будут обрабатываться Inter IKEA и могут быть переданы компании группы Inter IKEA, которая предлагает определенную должность, на которую Кандидат подал заявку, или иным компаниям группы Inter IKEA, в которые вы подали заявки. Персональные данные будут также обрабатываться компанией Inter IKEA Digital Business - подразделением группы Inter IKEA, обслуживающим группу по вопросам цифровых технологий.
Другим компаниям
Персональные данные будут переданы компании SmartRecruiters Inc., которая обслуживает Сайт и будет иметь доступ к персональным данным в системе, чтобы оказывать услуги Inter IKEA, а также поставщикам компании SmartRecruiter, обслуживающим электронную почту и обеспечивающим функционирование Сайта. Компания SmartRecruiters обязана надлежащим образом защищать Ваши персональные данные и не использовать их в неразрешенных целях, а также гарантировать, что ее поставщики будут делать то же самое.
5. Какова правовая основа обработки данных?
Если иное не указано в настоящей Политике, правовой основой обработки персональных данных является необходимость обработки таких данных для совершения последующих действий по запросу Кандидата до заключения трудового контракта. Вам следует понимать, что нажатие знаков согласия, расположенных рядом с Политикой конфиденциальности, а также специальной формой согласия, означает согласие на использование персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и условиями формы согласия. В некоторых странах мы можем дополнительно попросить вас предоставить подписанную форму согласия на бумажном носителе. Однако, если мы сохраняем ваши персональные данные более длительный срок в целях защиты наших законных прав, например, если Кандидат подал иск о дискриминации в процессе найма на определенную должность, такая обработка персональных данных законна исходя из принципа законного интереса, при этом, законным интересом является защита наших прав в случае судебного разбирательства по делу о дискриминации. Если мы проводим проверку биографии, правовой основой такой обработки будет исполнение юридических обязанностей. Фотографии и видео, загруженные вами, обрабатывается на основе согласия.
6. Как долго мы храним ваши персональные данные?
Мы будем обрабатывать ваши персональные данные только в течение срока, необходимого для целей, описанных в Разделе 3 выше. Наша общая политика заключается в том, что мы удаляем ваши персональные данные через 1 (один) год после того, как вам было отказано в приеме на работу. Причина, по которой мы храним персональные данные после прекращения процесса найма, состоит в том, чтобы обеспечить наличие всех необходимых данных для защиты наших прав, если Кандидат подаст иск о дискриминации в стране, где он подавал заявку о приеме на работу. Если вы даете согласие на дальнейшую обработку личных данных в целях занесения информации о вас в наш «банк талантов», мы будем хранить ваши личные данные до тех пор, пока вы желаете оставаться в нашем «банке талантов». В некоторых случаях мы также можем обрабатывать ваши данные в течение более длительного периода, чем указано выше. Это может произойти в том случае, если нам необходимо защитить наши законные права, например, в судебном споре или при необходимости выполнить юридическое обязательство.
7. Защита персональных данных
Международная передача данных
Персональные данные, обрабатываемые на нашем Сайте, хранятся на территории Европейского союза или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). Если нам необходимо передать данные в пределах ЕЭЗ, мы сделаем это только в том случае, если это возможно с юридической и нормативной точки зрения, например:
– Мы полагаемся на решения ЕС о достаточности мер в отношении того, какие страны обеспечивают должный уровень защиты данных. Такое решение означает, что, по мнению ЕС, собственные законы и соглашения страны обеспечивают надлежащий уровень защиты ваших персональных данных.
– Если для страны отсутствует решения ЕС о достаточности мер, мы полагаемся на типовые условия ЕС, то есть на стандартные договорные условия Европейской комиссии в отношении конфиденциальности данных. Это означает, что такая третья сторона обеспечивает надлежащий уровень защиты ваших персональных данных.»
8. Ваши права в отношении обработки персональных данных
Вы обладаете многими правами в отношении ваших персональных данных. Подробнее о них читайте ниже. Если вы хотите воспользоваться ими или узнать больше, не стесняйтесь обращаться к нам! Вы можете найти контактную информацию в Разделе 10. Обратите внимание, что некоторые из прав могут быть неприменимы к вашей ситуации.
• Право доступа
o Вы имеете право знать, какую личную информацию мы обрабатываем и почему. Поэтому мы заранее информируем вас о наших процессах обработки через настоящую Политику. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о том, какую информацию от вас мы обрабатываем, вы всегда можете связаться с нами, и мы предоставим вам дополнительную информацию.
• Право на исправление
o Если вы считаете, что мы храним неверную информацию о вас, например, ваше имя или адрес, вы можете попросить нас исправить ее.
• Право на удаление/право на забвение
o Вы имеете право потребовать от нас постоянно удалять вашу личную информацию из наших записей. Вы можете сделать это, например, если вы считаете, что нам больше не нужно сохранять ее. Или, если вы ранее дали свое разрешение, вы можете просто отозвать его.
• Право на ограничение деятельности по обработке
o Вы имеете право ограничить нашу обработку в определенных ситуациях. Это означает, что мы продолжим хранить вашу информацию, но мы временно прекратим любую другую обработку. Зачем вам это делать? Например, если вы попросили нас исправить неверную информацию. В этой ситуации вы можете захотеть, чтобы мы прекратили обработку до тех пор, пока информация не будет верной.
• Право переносимости данных
o В определенных ситуациях вы имеете право попросить нас отправить вам вашу личную информацию в цифровой форме, чтобы вы могли отправить ее кому-то другому.
• Право на возражение
o Вы имеете право возражать против обработки вашей информации, даже если у нас есть законные основания для ее обработки. Вы можете это сделать, когда мы обрабатываем вашу информацию на основе наших законных интересов, и вы считаете, что ваши личные интересы превалируют над нашими. Если вы не хотите, чтобы мы использовали вашу информацию для прямых маркетинговых целей, включая профилирование, мы будем следовать вашим требованиям в любом случае.
• Право на отзыв согласия
o Если мы обрабатываем вашу личную информацию на основании вашего согласия, вы в любое время можете отозвать свое согласие.
• Право на подачу жалобы в надзорный орган
o Если вы не довольны тем, как мы обрабатываем вашу личную информацию, вы имеете право подать жалобу на нас в национальный надзорный орган.
9. Изменения в настоящей Политике
Если мы внесем какие-либо изменения в настоящую Политику, то мы уведомим вас об этом и попросим дать согласие на обновленную обработку персональных данных согласно Политике, как только вы войдете в свой аккаунт на Сайте и до того, как сможете продолжать пользоваться Сайтом.
10. Контактная информация
Если у вас возникли вопросы относительно обработки ваших персональных данных, запросы по Разделу 8 или вы хотите предоставить нам обратную связь о нашей Политике и/или нашей практике конфиденциальности, пожалуйста, свяжитесь с нами, отправив письмо по адресу:
Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
Нидерланды
или по электронному адресу:
Data.Privacy@inter.ikea.com
Чтобы связаться с сотрудником по защите данных, вы можете отправить электронное письмо по адресу Data.Privacy@inter.ikea.com.
Privacy Policy
Last modified: 18-09-2020
1. Why do we have a privacy policy?
When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities here
When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.
In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data, applicable security measures as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.
Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).
2. What personal data do we process?
When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources, which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:
Name
Gender
Nationality
Date of birth
Telephone number
Email address
Location
Language
User name
Résumé (the résumé may include photos and videos)
Education
Experience
Salary expectations and/or current salary
Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
Attachments to the application
Online assessment results
URL link to social media content
Photos
Background checks (only if required by local law)
3. Why do we process your personal data?
We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).
We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.
During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.
The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.
At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.
Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall procure of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.
As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based or the country where you have the permanent residence. If certain types of checks are not possible for certain countries, we may kindly ask you to provide us with additional documents that may be necessary to evaluate your eligibility for employment.
If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional written consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.
4. Transfer/disclosure of personal data
Within Inter IKEA
The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.
To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiter’s suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.
5. What is the legal basis for the processing?
Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. You should understand that pressing the marks of acceptance placed near this Privacy Policy as well as special consent form demonstrates the consent to use your personal data according to this Privacy Policy and conditions of the consent form. In certain countries, we may ask you to provide the signed consent from in the paper form additionally. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent.
6. How long do we keep your personal data?
We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data one (1) year after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.
7. Protection of personal data
We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:
Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.
For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.
International transfers
The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data within the EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint, for example:
- We rely on adequacy decisions from the EU on which countries provide an adequate level of data protection. This means that the EU believes a country’s own laws or agreements provide adequate protection for your personal data.
- If there is no adequacy decision from the EU for a country, we then rely on the EU Model Contract Clauses, which are European Commission approved standard contractual clauses relating to data privacy. This ensures that the external party will guarantee an adequate level of protection of your personal data.”
8. Your rights regarding the processing of personal data
You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail in section 10. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.
• Right of access
o You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this Policy. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.
• Right to rectification
o If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this.
• Right to erasure / right to be forgotten
o You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.
• Right to restrict the processing activities
o You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.
• Right to data portability
o In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.
• Right to object
o You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.
• Right to withdraw consent
o If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority
o If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.
9. Changes to this Policy
If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.
10. Contact Information
If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in section 8 or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:
Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands
or an email to:
Data.Privacy@inter.ikea.com
To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.
---- click HERE to return to the top -------