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Datenschutzrichtlinie

Last modified: [18-09-2020]

1. Warum haben wir eine Datenschutzrichtlinie?

Wenn du (der „Bewerber”/„Kandidat“ bzw. „du”) auf unserer Bewerbungs- und Jobplattform auf https://www.smartrecruiters.com/ („die Internetseite“) ein Profil erstellst und dich auf eine bestimmte Stelle bewirbst, stellst du der Inter IKEA Group („wir” bzw. „uns” oder „Inter IKEA”) persönliche Daten zur Verfügung. Die anderen Unternehmen der Inter IKEA Group sind zusammen verantwortlich für die Verarbeitung deiner persönlichen Daten. Die Liste der Inter IKEA Group Unternehmen <hier>. Am einfachsten ist es, wenn du bei einer Frage, einer Beschwerde, einem Kommentar oder einer Anfrage eine Nachricht an die unten angegebene E-Mail-Adresse schickst. Damit erreichst du alle Unternehmen der Inter IKEA Group.

In dieser Datenschutzrichtlinie (nachfolgend „Richtlinie“ genannt) informieren wir dich darüber, wie wir deine persönlichen Daten verarbeiten. Wir respektieren die Privatsphäre unserer Bewerber in hohem Maße und verpflichten uns, diese - insbesondere durch Einhaltung dieser Richtlinie - zu schützen. Darüber hinaus verpflichten wir uns, unseren Bewerbern nachvollziehbare Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, welche ihrer persönlichen Daten wir verarbeiten bzw. speichern und welchen Zweck die Speicherung / Verarbeitung von persönlichen Daten hat; ferner informieren wir sie hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der persönlichen Daten als auch bezüglich der gesetzlichen Grundlagen für die Speicherung und Verarbeitung von Daten sowie weiterer Informationen, die wir gemäß geltender Rechtsvorschriften zur Verfügung stellen müssen.

Deine persönlichen Daten werden sowohl in unserem Bewerbungs-/ Einstellungssystem auf unserer Internetseite als auch in einer Smartphone-App gespeichert, die bei Inter IKEA von Mitarbeitern genutzt wird, die für das Bewerbungs- / Einstellungsverfahren verantwortlich sind. Im Rahmen dieser Richtlinie schließt jeder Bezug auf unsere Internetseite auch immer die Smartphone-App ein (falls zutreffend).

2. Welche persönlichen Daten speichern und verarbeiten wir?

Wenn ein Bewerber ein Profil erstellt und sich über unsere Internetseite auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbt, stellt er verschiedene Arten von persönlichen Daten zur Verfügung, die wir speichern bzw. verarbeiten. Möglicherweise sammeln wir auch persönliche Daten der Bewerber aus anderen Quellen, die wir dann auf unserer Internetseite (von z. B. Headhunter und Vermittlungsagenturen) speichern bzw. verarbeiten. Folgende Arten von persönlichen Daten werden wir möglicherweise speichern bzw. verarbeiten:

Name
Geschlecht
Nationalität
Geburtsdatum
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Wohnort
Sprache
Benutzername
Lebenslauf (der Lebenslauf kann Fotos oder Videos enthalten)
Ausbildung
Berufserfahrung
Gehaltsvorstellungen und/oder aktuelles Gehalt
Notizen aus dem Vorstellungsgespräch bzw. dem Bewerbungsverfahren (diese Notizen können u.a. Informationen wie persönliche Vorlieben und Informationen über deinen Lebensstil wie z.B. deine Hobbys, Motivation und Interessen, aber auch unsere Beurteilung über dich als Bewerber enthalten)
Anlagen bzw. Anhänge zur Bewerbung
Ergebnisse aus der Online-Einschätzung bzw. Tests
URL-Link zu Inhalten der sozialen Netzwerke
Fotos
Hintergrundüberprüfungen (nur, wenn die örtliche Gesetzgebung dies zulässt)
Andere Daten, die du uns durch deine Bewerbung bzw. beim Bewerbungsprozedere übermittelst.

3. Warum speichern und verarbeiten wir deine persönlichen Daten?

Wir speichern und verarbeiten deine persönlichen Daten, um das Bewerbungs- / Einstellungsverfahren zu verwalten, was u.a. eine Nach- / Aufbereitung deiner Bewerbung, das Erstellen eines Bewerberprofils sowie eine angemessene Kommunikation mit dir (z.B. Einladung zu einem Vorstellungsgespräch) beinhaltet.

Außerdem speichern und verarbeiten wir deine persönlichen Daten, um die Bewerbung zu beurteilen; dies beinhaltet die Feststellung, ob der Bewerber für eine bestimmte Position geeignet ist, ob die Ausbildung, Erfahrung und sprachlichen Fähigkeiten des Bewerbers die Anforderungen der offenen Stelle erfüllen und ob die Gehaltsstufe mit den Erwartungen des Bewerbers und den Tarifverträgen bzw. dem Vergütungsrahmen übereinstimmt bzw. zu diesen passt. Bei der Beurteilung der Bewerbung des jeweiligen Kandidaten speichern wir die im Lebenslauf und Anschreiben angegebenen persönlichen Daten, welche Fotos und/oder Videos (optional) des Bewerbers enthalten können.

Während des Bewerbungs- / Einstellungsverfahrens kann das Rekrutierungsteam Notizen - z.B. zu Bewerbungsgesprächen - machen, die persönliche Daten beinhalten können. Solche Daten werden gespeichert und verarbeitet, um den Bewerber hinsichtlich der betreffenden Anstellung zu beurteilen. Während des Bewerbungsverfahrens kannst du dazu aufgefordert werden, eine Onlinebeurteilung bzw. einen Onlinetest zu absolvieren. Die Ergebnisse dieser Onlinebeurteilung bzw. des Tests werden dann gespeichert und verarbeitet, um den Kandidaten für die in Frage kommende Stelle zu beurteilen.

Auf der Internetseite hat der Bewerber die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen, die dem Rekrutierungsteam dann zur Beurteilung zur Verfügung stehen. Derartige Anhänge werden freiwillig bereitgestellt, und sie werden verarbeitet, um sich ein Gesamtbild des Bewerbers zu verschaffen und den Kandidaten für die in Frage kommende Stelle zu beurteilen.

Bei Inter IKEA glauben wir an die Menschen und respektieren uns gegenseitig - unabhängig von Rang, Geschlecht und Herkunft. Vielfalt, Gleichwertigkeit und Inklusion erhöhen unser Verständnis für unsere Kunden als auch für einander. Um diese Vielfalt, Geschlechtergleichheit und Inklusion zu leben und dieser gerecht zu werden, verarbeiten wir zu statistischen Zwecken und anonym Informationen zu Geschlecht, Nationalität sowie Geburtsdatum unserer Bewerber (die Bereitstellung derartiger persönlicher Daten ist optional).

Über unsere Internetseite hast du die Möglichkeit, deine Bewerbung mit deinen Profilen bei den sozialen Netzwerken zu verbinden (z.B. LinkedIn, Facebook bzw. Twitter). Wenn du einen Link zu deinen Accounts bei den sozialen Netzwerken bereitstellen möchtest, speichern und verarbeiten wir solche persönlichen Daten und überprüfen die Angaben in deinen sozialen Netzwerken, um uns ein Gesamtbild von dir als Bewerber zu verschaffen und festzustellen, ob du für eine Beschäftigung bei uns geeignet bist.

Was die Hintergrundüberprüfungen betrifft, so verarbeiten wir nur solche persönlichen Daten, die die jeweiligen Gesetze in dem Land, in dem das Inter IKEA-Unternehmen als Arbeitgeber angesiedelt ist, verlangen.

Sollten wir beabsichtigen, deine persönlichen Daten für andere Zwecke zu speichern und zu verarbeiten als die, für die diese Daten ursprünglich gesammelt wurden, werden wir dich darüber in Kenntnis setzen und dich - wenn erforderlich - um deine Einwilligung bitten, bevor wir diesen Vorgang initiieren. Wenn deine persönlichen Daten zum Beispiel im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren für eine bestimmte Position gespeichert und verarbeitet werden, werden wir dich möglicherweise um deine Erlaubnis bitten, zukünftig deine persönlichen Daten im Zusammenhang mit einer anderen Stelle zu verarbeiten, wenn wir der Auffassung sind, dass du der geeignete Kandidat für eine andere Tätigkeit innerhalb von Inter IKEA bist. Wenn du uns dafür deine Einwilligung gibst, verarbeiten wir deine Daten für zukünftige Stellenausschreibungen bzw. Einstellungen und du wirst Teil unseres „Talentpools”. Es kann des Weiteren sein, dass wir dich zu einem späteren Zeitpunkt um eine zusätzliche Erlaubnis bitten, deine persönlichen Daten auch für andere Unternehmensbereiche innerhalb der Inter IKEA verwenden zu dürfen, die deine Daten zunächst noch nicht erhalten haben.

4. Übertragung bzw. Weiterleitung und Offenlegung persönlicher Daten

Innerhalb von Inter IKEA
Die von einem Bewerber zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden von der Inter IKEA gespeichert bzw. verarbeitet und dürfen an das jeweilige Unternehmen innerhalb der Inter IKEA-Gruppe weitergeleitet werden, welches die jeweilige Position anbietet, auf die sich der Kandidat beworben hat. Persönliche Daten werden auch von Inter IKEA Digital Business gespeichert und verarbeitet, einem Geschäftsbereich innerhalb der Inter Ikea-Gruppe, die den Konzern in digitalen Angelegenheiten unterstützt.

An andere Firmen
Die persönlichen Daten werden an SmartRecruiters Inc. weitergeleitet, dem Anbieter der Internetseite; dieser hat Zugriff auf die persönlichen Daten innerhalb des Systems, um Inter IKEA seine Dienstleitungen bereitzustellen; dies schließt auch SmartRecruiters Dienstleister für E-Mail und digitale Funktionen für die Internetseite mit ein. SmartRecruiters ist verpflichtet, deine persönlichen Daten angemessen zu schützen und sie für keinerlei nicht genehmigte Zwecke zu nutzen, sowie sicher zu stellen, dass seine Lieferanten dasselbe tun.

5. Was ist die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung und -Speicherung?

Sofern in dieser Richtlinie nicht anders angegeben, ergibt sich die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung persönlicher Daten aus der Notwendigkeit vor Abschluss eines Arbeitsvertrags, Schritte auf Anfrage des Bewerbers einzuleiten Wenn wir aber deine persönlichen Daten für eine längere Dauer vorhalten, um unsere Rechte zu schützen, z.B. wenn ein Prozess wegen Diskriminierung in Bezug auf die Besetzung einer von uns ausgeschriebenen Position durch den Bewerber angestrebt wird, dann ist eine solche Verarbeitung persönlicher Daten auf Grundlage berechtigter Interessen rechtmäßig, nämlich, um unsere Rechte im Fall von Diskriminierung zu schützen. Falls wir Hintergrundüberprüfungen durchführen sollten, so ist die rechtliche Grundlage hierfür die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

6. Wie lange bewahren wir deine persönlichen Daten auf?

Wir speichern und verarbeiten deine persönlichen Daten zu den in Absatz 3 beschriebenen Zwecken nur so lange, wie nötig. In der Regel löschen wir deine persönlichen Daten (6) Monate, nachdem du eine Absage erhalten hast. Der Grund, warum wir deine persönlichen Daten auch nach Beendigung des Einstellungsverfahrens aufbewahren, ist, dass wir gewährleisten wollen, alle notwendigen Daten zur Hand zu haben, um unsere Rechte zu schützen, falls ein Bewerber rechtliche Schritte in Bezug auf einen Prozess wegen Diskriminierung in dem Land einleiten sollte, in dem er sich beworben hat. Wenn du einer weiteren Datenspeicherung und Verarbeitung zustimmst, um Teil unseres „Talentpools“ zu werden, werden wir deine persönlichen Daten so lange aufbewahren, wie du in unserem „Talentpool“ verbleiben willst. In einigen Fällen werden wir deine Daten möglicherweise länger speichern als oben angegeben. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn wir unsere Rechte in einem Rechtsstreit geltend machen bzw. schützen wollen, oder, um ggfs. eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen.

7. Schutz deiner persönlichen Daten

Im Hinblick auf die persönlichen Daten, die uns zur Verfügung stellst, ergreifen wir die folgenden Vorsichtsmaßnahmen:

Sicherheit
Wir setzen eine Vielzahl technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter Verschlüsselungsmechanismen und Authentifizierungstools, um deine persönlichen Daten zu schützen. Deine persönlichen Daten werden in Systemen abgelegt, die in sicheren Netzwerken eingebettet sind, auf die nur eine begrenzte Anzahl von Personen mit besonderen Zugangsrechten für solche Systeme Zugriff hat.

So sind zum Beispiel die Unternehmen der Inter IKEA-Gruppe mit Zugangsrechten zu deinen persönlichen Daten dazu verpflichtet, deine persönlichen Daten vertraulich zu behandeln und deren Sicherheit zu gewährleisten. Nur Personalreferenten bzw. die entsprechenden Manager und Vorgesetzten sowie Mitarbeiter der Inter IKEA bzw. Mitarbeiter von angeschlossenen Unternehmen, an die du deine Bewerbung geschickt hast sowie Personen, die anderweitig in das Einstellungsverfahren involviert sind, haben Zugriff auf deine persönlichen Daten.

Internationale Datenübermittlung

Die auf unserer Internetseite verarbeiteten persönlichen Daten sind in der Europäischen Union, bzw. innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) gespeichert. Wenn wir Daten innerhalb des EWR übermitteln müssen, werden wir dies nur tun, wenn es aus rechtlicher und aufsichtsbehördlicher Sicht möglich ist. Ein Beispiel:

- Bei der Frage, welche Länder ein angemessenes Datenschutzniveau bieten, verlassen wir uns auf die bestehenden Beschlüsse der EU. Das bedeutet, dass die EU der Ansicht ist, dass die eigenen Gesetze oder Abkommen eines Landes einen angemessenen Schutz für Ihre personenbezogenen Daten bieten.

- Wenn es für ein Land keine solchen Beschlüsse der Europäischen Union gibt, stützen wir uns auf die EU-weiten Modell-Vertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigte Standard-Vertragsklauseln in Bezug auf Datenschutz sind. Das bedeutet, dass die externe Partei ein angemessenes Niveau an Schutz für Ihre personenbezogenen Daten garantiert.”

8. Deine Rechte hinsichtlich der Verarbeitung persönlicher Daten

Bezüglich deiner persönlichen Informationen hast du viele Rechte. Dazu mehr unten. Wenn du diese Rechte ausüben oder mehr über sie erfahren hast, setz dich einfach mit uns in Verbindung! Die Kontaktinformationen findest du am Ende dieser Erklärung. Bitte beachte, dass einige dieser Rechte in deiner Situation eventuell keine Anwendung finden.

Zugriffsrecht
- Du hast das Recht, zu wissen, welche persönlichen Informationen wir verarbeiten. Daher informieren wir dich vorab mit dieser Erklärung über unsere Datenverarbeitungsaktivitäten. Bei Fragen oder solltest du wissen wollen, welche deiner Informationen wir verarbeiten, kannst du uns jederzeit kontaktieren und wir geben dir weitere Informationen.

Nachbesserungsrecht
- Falls du der Ansicht sein solltest, dass wir falsche Informationen über dich speichern, wie deinen Namen oder deine Adresse, kannst du uns bitten, das zu korrigieren.

Recht auf Löschen / Recht auf Vergessenwerden
- Du hast das Recht uns zu sagen, deine persönlichen Informationen dauerhaft aus unseren Datenbeständen zu löschen. Zum Beispiel wenn du der Ansicht bist, dass kein Anlass besteht, dass wir sie länger vorhalten. Oder wenn du zuvor deine Einwilligung erteilt hast, kannst du auch einfach entscheiden, sie wieder zurück zu ziehen.

Das Recht, die Datenverarbeitungsaktivitäten einzuschränken
- Du hast das Recht, unsere Datenverarbeitungsaktivitäten in bestimmten Situationen einzuschränken. Das bedeutet, wir werden deine Informationen weiter speichern, sie aber zeitweise nicht weiter verarbeiten. Warum solltest du das wollen? Zum Beispiel, wenn du uns gebeten hast, unkorrekte Informationen zu berichtigen. In dieser Situation könnte es sein, dass du willst, dass wir sie nicht weiter verarbeiten, bis die Information richtig ist.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit
- In bestimmten Situationen hast du das Recht, von uns zu verlangen, dass wir dir deine persönlichen Informationen in digitaler Form zusenden, so dass du sie an jemand anderen weiterleiten kannst.

Nachbesserungsrecht
- Du hast das Recht gegen die Verarbeitung deiner Informationen Einspruch einzulegen, auch, wenn wir einen berechtigten Grund haben, diese zu verarbeiten. Das kannst du, falls wir deine Informationen auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten sollten und du der Ansicht bist, dass dein persönliches Interesse stärker als unseres wiegt.Falls du nicht möchtest, dass wir deine Informationen für unmittelbare Marketingzwecke verwenden, werden wir dem in jedem Fall nachkommen.

Das Recht, die Zustimmung zurück zu ziehen
- Falls wir deine persönlichen Informationen aufgrund deiner Zustimmung verarbeiten sollten, hast du jederzeit das Recht, deine Zustimmung zurück zu ziehen.

Das Recht, bei einer Aufsichtsinstanz Beschwerde einzulegen
- Falls du mit unserer Art, deine persönlichen Informationen zu verarbeiten nicht einverstanden sein solltest, hast du das Recht bei der staatlichen Aufsichtsinstanz über uns Beschwerde einzulegen.

9. Kontaktinformationen

Wenn du Fragen zur Verarbeitung deiner persönlichen Daten hast bzw. Fragen gemäß Paragraph 8 dieser Datenschutzerklärung oder wenn du uns eine Rückmeldung bezüglich unserer Richtlinie bzw. unserer Vorgehensweise bezüglich des Datenschutzes geben möchtest, schicke uns bitte einen Brief an folgende Adresse:

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

oder eine E-Mail an: Data.Privacy@inter.ikea.com.

Um Kontakt mit einem Datenschutzbeauftragten aufzunehmen, schick eine E-Mail an Data.Privacy@inter.ikea.com.

Privacy Policy

Last modified: [18-09-2020]

1. Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).

2. What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources (e.g. from headhunters and recruitment agencies and which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:

Name
Gender
Nationality
Date of birth
Telephone number
Email address
Location
Language
User name
Résumé (the résumé may include photos and videos)
Education
Experience
Salary expectations and/or current salary
Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
Attachments to the application
Online assessment results
URL link to social media content
Photos
Background checks / reference check (only if required by local law)
Other data that you provide to us via your application and/or during theapplication process

3. Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

4. Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA
The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

5. What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation.

6. How long do we keep your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data (6) months after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

7. Protection of personal data

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers

The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data within the EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint, for example:

- We rely on adequacy decisions from the EU on which countries provide an adequate level of data protection. This means that the EU believes a country’s own laws or agreements provide adequate protection for your personal data.

- If there is no adequacy decision from the EU for a country, we then rely on the EU Model Contract Clauses, which are European Commission approved standard contractual clauses relating to data privacy. This ensures that the external party will guarantee an adequate level of protection of your personal data.”

8. Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.

Right of access
- You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.

Right to rectification
- If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this.

Right to erasure / right to be forgotten
- You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.

Right to restrict the processing activities
- You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.

Right to data portability
- In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.

Right to object
- You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.

Right to withdraw consent
- If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority
- If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

9. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.

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