Kebijakan Kerahasiaan Pribadi
Tanggal Modifikasi: 18 September 2020
1. Mengapa kami memiliki kebijakan kerahasiaan pribadi?
Apabila Anda ("Kandidat" atau "Anda") membuat profil di alat rekrutmen kami pada https://www.smartrecruiters.com/ ("Situs Web") dan saat Anda melamar posisi tertentu, Anda memberikan data pribadi kepada Grup Inter IKEA ("kami" atau “Inter IKEA”). Entitas lain dalam Grup Inter IKEA bersama-sama bertanggung jawab untuk pemrosesan data pribadi Kandidat. Anda bisa menemukan daftar entitas Grup Inter IKEA <disini>.
Dalam kebijakan kerahasiaan pribadi ini (selanjutnya disebut "Kebijakan"), kami akan menginformasikan tentang pemrosesan data pribadi Anda. Kami sangat menghargai kerahasiaan pribadi Kandidat kami dan berkomitmen untuk melindungi kerahasiaan pribadi tersebut melalui kepatuhan terhadap Kebijakan ini. Kami juga berkomitmen untuk transparan kepada Kandidat kami dengan memberikan informasi yang jelas tentang data pribadi yang kami proses; tujuan pengolahan, periode retensi data pribadi serta dasar hukum untuk pemrosesan dan informasi lainnya yang harus kami berikan adalah sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Data pribadi Anda akan diproses dalam sistem rekrutmen baik di Situs kami dan dalam aplikasi smartphone yang digunakan oleh staf rekrutmen Inter IKEA. Untuk keperluan Kebijakan ini referensi ke Situs Web mencakup aplikasi smartphone (bila ini relevan).
2. Data pribadi apa yang kami proses?
Saat Kandidat membuat profil dan saat Kandidat melamar untuk posisi tertentu melalui Situs Web kami, Kandidat akan menyediakan beberapa jenis data pribadi yang akan kami proses. Kami juga mengumpulkan data pribadi tentang Kandidat dari sumber lain yang kemudian akan kami proses di Situs kami. Jenis data pribadi yang mungkin kami proses tentang Anda adalah:
- Nama
- Jenis kelamin
- Kebangsaan
- Tanggal lahir
- Nomor telepon
- Alamat email
- Lokasi
- Bahasa
- Nama pengguna
- Riwayat Hidup (resume dapat mencakup foto dan video)
- Pendidikan
- Pengalaman
- Harapan gaji dan / atau gaji saat ini
- Catatan dari proses wawancara (catatan semacam itu antara lain mencakup preferensi dan informasi tentang gaya hidup Anda seperti hobi, motivasi, minat, dan penilaian Anda terhadap Anda sebagai kandidat)
- Lampiran pada aplikasi
- Hasil penilaian secara daring (online)
- Tautan URL ke konten media soasial
- Foto
- Pemeriksaan latar belakang (hanya jika diizinkan oleh ketentuan hukum setempat)
3. Mengapa kami memproses data pribadi Anda?
Kami akan memproses data pribadi Anda untuk tujuan pengadministrasian proses rekrutmen, yang mencakup antara lain untuk menindaklanjuti lamaran Anda, membuat profil kandidat dan untuk berkomunikasi dengan Anda dengan cara yang sesuai (misalnya mengundang Anda ke sebuah wawancara).
Kami juga akan memproses data pribadi untuk mengevaluasi lamaran yang mencakup penentuan apakah Kandidat memenuhi syarat untuk posisi tertentu, jika kemampuan pendidikan, pengalaman dan bahasa Kandidat memenuhi persyaratan untuk posisi yang terbuka, apakah tingkat gaji sesuai dengan harapan Kandidat dan kesepakatan tawar menawar kolektif dan kerangka kerja kompensasi. Saat mengevaluasi lamaran Kandidat, kami akan memproses data pribadi yang tersedia di daftar riwayat hidup dan surat lamaran, yang mungkin berisi (berdasarkan opsional) foto dan / atau video Kandidat.
Selama proses rekrutmen, tim rekrutmen mungkin mencatat dari, misalnya wawancara yang mungkin berisi data pribadi. Data tersebut diproses untuk mengevaluasi Kandidat tenaga kerja yang bersangkutan. Selama proses lamaran, Anda mungkin juga diminta untuk melakukan penilaian secara daring. Hasil penilaian seara daring akan diproses untuk mengevaluasi Kandidat tenaga kerja yang bersangkutan.
Situs ini akan memberi kesempatan kepada Kandidat untuk mengunggah lampiran bagi tim perekrutan untuk dievaluasi. Setiap lampiran tersebut diberikan secara sukarela dan akan diproses untuk mendapatkan gambaran keseluruhan Kandidat dan untuk mengevaluasi Kandidat terkait dengan pekerjaan yang dimaksud.
Di Inter IKEA kami percaya pada orang dan saling menghormati terlepas dari posisi, jenis kelamin dan latar belakangnya. Keanekaragaman, kesetaraan dan inklusi meningkatkan pemahaman kami tentang pelanggan dan satu sama lain. Agar kami dapat menindaklanjuti yang kami capai, merekrut dan merangkul keragaman, kesetaraan jender dan penyertaan kami memproses informasi tentang jenis kelamin, kewarganegaraan, dan tanggal lahir kandidat kami (penyediaan data pribadi semacam itu bersifat opsional) untuk tujuan statistik dan dilakukan dengan cara tanpa menyebutkan nama (anonim).
Melalui Situs Web, Anda memiliki kemungkinan untuk menghubungkan lamaran Anda ke akun media sosial Anda (seperti LinkedIn, Facebook dan Twitter). Jika Anda memilih untuk memberikan tautan ke akun media sosial Anda, kami akan memproses data pribadi tersebut dan meninjau informasi di akun media sosial Anda untuk mendapatkan keseluruhan gambaran tentang Anda sebagai Kandidat dan untuk mengevaluasi kelayakan Anda untuk bekerja dengan kami. .
Mengenai pemeriksaan latar belakang, kami hanya akan memproses data pribadi tersebut jika diwajibkan oleh undang-undang setempat di negara tempat entitas Inter IKEA berbasis.
Jika kami ingin memproses data pribadi Anda untuk tujuan lain selain tujuan pengumpulan data, kami akan memberi tahu Anda tentang pemrosesan tersebut sebelum kami menginisiasi dan jika perlu, meminta persetujuan Anda. Misalnya, jika data pribadi Anda diproses sehubungan dengan perekrutan untuk posisi tertentu, kami mungkin meminta persetujuan Anda untuk memproses data pribadi Anda di masa depan sehubungan dengan posisi lain jika kami berpikir bahwa Anda akan menjadi kandidat yang cocok untuk posisi lain dalam Inter IKEA. Jika Anda menyetujui hal ini, kami akan memproses data Anda untuk tujuan rekrutmen masa depan dan Anda akan menjadi bagian dari "bank bakat" kami. Kami mungkin juga akan di kemudian hari meminta persetujuan tambahan untuk menggunakan data pribadi Anda untuk keperluan perusahaan lain di dalam Inter IKEA yang tidak menerima data pribadi Anda pada kesempatan pertama.
4. Pengalihan / pengungkapan data pribadi
Dalam Inter IKEA
Data pribadi yang diberikan oleh Kandidat akan diproses oleh Inter IKEA dan juga dapat dialihkan ke entitas dalam lingkup Inter IKEA yang menawarkan posisi spesifik yang telah diajukan oleh Kandidat. Data pribadi juga akan diproses oleh Inter IKEA Digital Business, yang merupakan unit bisnis dalam Inter IKEA yang mendukung kelompok tersebut dalam hal digital.
Kepada perusahaan lain
Data pribadi akan diungkapkan kepada SmartRecruiters Inc., yang merupakan pemasok Situs Web, yang akan mengakses data pribadi di dalam sistem untuk menyediakan layanannya kepada Inter IKEA, serta pemasok email dan fungsi digital SmartRecruiter untuk Situs Web. Penasihat SmartRecruiters diharuskan untuk melindungi data pribadi Anda dan tidak menggunakannya untuk tujuan yang tidak sah dan untuk memastikan bahwa pemasoknya melakukan hal yang sama.
5. Apa dasar hukum pelaksanaan pemrosesan?
Kecuali dinyatakan lain dalam Kebijakan ini, dasar hukum untuk memproses data pribadi yang kami lakukan adalah pengolahan diperlukan untuk mengambil langkah atas permintaan Kandidat sebelum memasuki kontrak pekerjaan.
Namun, jika kami menyimpan data pribadi Anda untuk melindungi hak hukum kami, misalnya apabila proses diskriminasi diprakarsai oleh seorang kandidat sehubungan dengan rekrutmen kami untuk posisi tertentu, maka pemrosesan data pribadi semacam itu sah berdasarkan asas kepentingan yang sah, dengan kepentingan sah untuk melindungi hak-hak kami dalam kasus diskriminasi. Pengalihan data pribadi ke penyedia layanan kami sebagaimana yang dijelaskan dalam Bagian 4 di atas didasarkan pada asas kepentingan yang sah, dengan kepentingan sah maka akan terdapat administrasi alat perekrutan bersama yang efisien untuk Inter IKEA. Jika kami memproses pemeriksaan latar belakang, maka dasar hukum pemrosesan tersebut adalah untuk memenuhi kewajiban hukum.
6. Berapa lama kami menyimpan data pribadi Anda?
Kami hanya akan memproses data pribadi Anda selama diperlukan sehubungan dengan tujuan yang dijelaskan dalam bagian 3 di atas. Kebijakan umum kami adalah kami menghapus data pribadi Anda 1 (satu) tahun setelah lamaran pekerjaan Anda ditolak. Alasan mengapa kami menyimpan data pribadi Anda setelah penghentian proses rekrutmen adalah memastikan bahwa kami memiliki semua data penting untuk melindungi hak-hak kami jika seorang kandidat mengambil tindakan hukum dalam proses diskriminasi di negara tempat Anda melamar pekerjaan tersebut. Jika Anda menyetujui pemrosesan lebih lanjut dari data pribadi untuk menjadi bagian dari bank bakat kami, maka kami akan menyimpan data pribadi Anda selama Anda ingin tetap berada di bank bakat kami. Dalam beberapa kasus, kami juga dapat memproses data Anda untuk jangka waktu yang lebih lama dari yang disebutkan di atas. Ini mungkin terjadi jika kami perlu melindungi hak hukum kami, misalnya dalam sengketa hukum atau jika perlu untuk memenuhi kewajiban hukum.
7. Perlindungan data pribadi
Kami mengambil tindakan pencegahan berikut sehubungan dengan data pribadi yang Anda berikan kepada kami:
Keamanan
Kami menggunakan berbagai tindakan keamanan teknis dan organisasi, termasuk alat enkripsi dan otentikasi untuk melindungi data pribadi Anda. Data pribadi Anda disimpan di sistem di balik jaringan aman dan hanya dapat diakses oleh sejumlah orang dengan hak akses khusus untuk sistem tersebut.
Misalnya, perusahaan-perusahaan di dalam Inter IKEA yang memiliki akses terhadap data pribadi Anda diminta untuk memperlakukan data pribadi Anda sebagai rahasia dan berusaha menjaga keamanannya. Hanya perekrut dan manajer dan rekan kerja yang relevan dari entitas atau entitas Inter IKEA yang mengarahkan aplikasi Anda dan / atau yang terlibat dalam proses rekrutmen akan memiliki akses ke data pribadi Anda.
Transfer internasional
Data pribadi yang diproses di Situs Web kami disimpan di Uni Eropa atau dalam EEA (European Economic Area atau Wilayah Ekonomi Eropa). Jika data perlu ditransfer dalam EEA, kami hanya akan melakukannya jika diperbolehkan dari sudut pandang hukum dan peraturan, misalnya:
- Kami mengandalkan keputusan kecukupan dari UE tentang negara yang memberikan tingkat perlindungan data yang memadai. Artinya, UE yakin bahwa undang-undang atau perjanjian suatu negara memberikan perlindungan yang memadai untuk data pribadi Anda.
- Jika tidak ada keputusan kecukupan dari UE untuk suatu negara, maka kami mengandalkan Klausul Kontrak Model UE, yakni klausul kontrak standar yang disetujui Komisi Eropa terkait privasi data. Hal ini memastikan pihak eksternal akan menjamin tingkat perlindungan yang memadai terhadap data pribadi Anda."
8. Hak Anda mengenai pengolahan data pribadi
Anda memiliki beberapa hak terkait informasi pribadi. Baca lebih lanjut mengenai hal tersebut di bawah ini. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, silakan menghubungi kami! Anda dapat menemukan alamat kontak pada akhir pernyataan ini. Harap dicatat, beberapa hak mungkin tidak berlaku untuk situasi Anda.
• Hak akses
o Anda berhak mengetahui informasi pribadi apa yang kami proses dan mengapa. Itulah mengapa kami menginformasikan kepada Anda sebelumnya tentang kegiatan pemrosesan kami melalui pernyataan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan, atau ingin mempelajari lebih lanjut tentang informasi apa yang kami proses dari Anda, Anda selalu dapat menghubungi kami dan kami akan memberi Anda informasi lebih lanjut.
• Hak untuk memperbaiki
o Jika Anda yakin kami menyimpan informasi yang salah tentang Anda, seperti nama atau alamat Anda, Anda dapat meminta kami untuk memperbaikinya.
• Hak untuk menghapus / hak untuk dilupakan
o Anda berhak memberi tahu kami untuk menghapus secara permanen informasi pribadi Anda dari catatan kami. Anda dapat melakukan ini misalnya jika Anda yakin tidak perlu lagi kami menyimpannya. Atau, jika sebelumnya Anda telah memberi izin, Anda dapat memutuskan untuk menariknya.
• Hak untuk membatasi kegiatan pengolahan
o Anda berhak membatasi aktivitas pemrosesan kami dalam situasi tertentu. Ini berarti kami akan terus menyimpan informasi Anda, tetapi kami akan menghentikan sementara pemrosesan lainnya. Kenapa Anda mau melakukan ini? Misalnya, jika Anda meminta kami untuk memperbaiki informasi yang salah. Dalam situasi ini Anda mungkin ingin kami berhenti memproses hingga informasinya benar.
• Hak untuk portabilitas data
o Dalam situasi tertentu Anda memiliki hak untuk meminta kami mengirimkan informasi pribadi Anda dalam bentuk digital kepada Anda, sehingga Anda dapat meneruskannya kepada orang lain.
• Hak untuk mengajukan keberatan
o Anda memiliki hak untuk menolak pemrosesan informasi Anda, bahkan ketika kami memiliki alasan hukum yang sah untuk memprosesnya. Anda dapat melakukan ini ketika kami memproses informasi Anda berdasarkan minat sah kami, dan Anda percaya bahwa kepentingan pribadi Anda melebihi kepentingan kami. Jika Anda tidak ingin kami menggunakan informasi Anda untuk tujuan pemasaran langsung, termasuk profil, kami akan mematuhi dalam hal apa pun.
• Hak untuk menarik persetujuan
o Jika kami memproses informasi pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda, Anda memiliki hak untuk menarik persetujuan Anda kapan saja.
• Hak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas
o Jika Anda tidak puas dengan cara kami memperlakukan informasi pribadi Anda, Anda berhak mengajukan keluhan tentang kami kepada otoritas pengawas nasional.
9. Perubahan pada Kebijakan ini
Jika kami membuat perubahan pada Kebijakan ini, Anda akan diberi tahu tentang hal itu dan meminta untuk menyetujui pemrosesan data pribadi yang diperbarui seperti yang ditetapkan dalam Kebijakan segera setelah Anda masuk ke akun Anda di Situs Web dan sebelum dapat melanjutkan penggunaan situs ini.
10. Informasi Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang pemrosesan data pribadi Anda, permintaan untuk koreksi dan / atau penghapusan data pribadi atau jika Anda ingin memberi umpan balik pada Kebijakan dan / atau praktik privasi kami, hubungi kami dengan mengirim surat yang ditujukan ke:
Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
Belanda
Atau kirim surat elektronik ke Data.Privacy@inter.ikea.com
Untuk mengontak petugas perlindungan data, Anda bisa mengirim surat elektronik ke Data.Privacy@inter.ikea.com