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Política de Privacidade

Última modificação: [18-09-2020]

1. Porque é que temos uma política de privacidade?

Ao criar (o “Candidato” ou “utilizador”) um perfil na nossa ferramenta de recrutamento, em https://www.smartrecruiters.com/ (o “Site”) ou ao candidatar-se a um cargo específico, está a fornecer dados pessoais à Grupo Inter IKEA (“nós” ou a “Inter IKEA”) As entidades do Grupo Inter IKEA, em conjunto, são responsáveis pelo tratamento dos seus dados pessoais. Poderá encontrar a lista das entidades do Grupo Inter IKEA aqui. Para facilitar as coisas, caso tenha alguma dúvida, reclamação, comentário ou solicitação, basta enviar uma mensagem para o endereço (e-mail) fornecido abaixo e a mesma chegará a todas as entidades do Grupo Inter IKEA.

Na presente política de privacidade (doravante denominada a “Política”), iremos informá-lo acerca do modo como tratamos os seus dados pessoais. Respeitamos a privacidade dos nossos Candidatos e comprometemo-nos a protegê-la através do cumprimento da presente Política. Comprometemo-nos, igualmente, a ser transparentes com os nossos Candidatos, fornecendo-lhes informações claras acerca dos dados tratados por nós, o objetivo desse tratamento, o período de conservação dos dados pessoais, bem como a base jurídica para esse tratamento e outras informações que nos são exigidas nos termos da legislação aplicável.

Os seus dados pessoais serão tratados através do sistema de recrutamento, tanto no nosso Website como na aplicação para smartphone utilizada pela equipa de recrutamento da Inter IKEA. Para efeitos da presente Política, qualquer referência ao Website inclui a aplicação para smartphone (nos casos em que seja relevante e aplicável).

 

2. Que dados pessoais serão tratados?

Quando um Candidato cria um perfil ou quando um Candidato apresenta a sua candidatura para um cargo específico através do nosso Site, o Candidato irá fornecer vários dados pessoais que serão tratados por nós. Poderemos ainda recolher dados pessoais do Candidato através de outras fontes, que serão posteriormente tratados no nosso Site. Os dados pessoais que poderemos tratar incluem:

1. Nome
2. Sexo
3. Nacionalidade
4. Data de nascimento
5. Número de telefone
6. Endereço de e-mail
7. Localização
8. Idioma
9. Nome de utilizador
10. Curriculum Vitae (o curriculum vitae pode incluir fotografias e vídeos)
11. Habilitações
12. Experiência
13. Expetativas salariais e/ou salário atual
14. Notas do processo de entrevista (estas notas poderão, entre outras informações, incluir preferências e informações relativas ao estilo de vida, tais como passatempos, motivações e interesses e a nossa avaliação do candidato)
15. Anexos à candidatura
16. Resultados da avaliação online

 

3. Porque tratamos os seus dados pessoais?

Vamos proceder ao tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de gestão do processo de recrutamento, que inclui, entre outras coisas, o seguimento da sua candidatura, a criação de um perfil de candidato e uma comunicação adequada (por exemplo, para o convidar para uma entrevista).

Vamos também proceder ao tratamento dos seus dados pessoais para avaliar a candidatura, o que inclui determinar se o Candidato é elegível para um cargo específico, se as habilitações, experiência e competências linguísticas do Candidato cumprem os requisitos para a vaga disponível, se o vencimento oferecido está em conformidade com as expetativas do Candidato, acordos coletivos de trabalho e quadro de compensações. Ao avaliar a candidatura de um Candidato, tratamos os dados pessoais fornecidos pelo Candidato. Isto aplica-se ao Curriculum Vitae e carta de apresentação, mas também pode referir-se (apenas opcionalmente) às fotografias e/ou vídeos do Candidato. No entanto, apenas trataremos essas fotografias e/ou vídeos com o consentimento explícito do Candidato.

Durante o processo de recrutamento, a equipa responsável pelo mesmo poderá tomar notas, por exemplo, das entrevistas, que poderão conter dados pessoais. Esses dados são tratados com a finalidade de avaliar o Candidato para o cargo em questão. Durante o processo de candidatura, poderá ainda ser-lhe solicitado que realize uma avaliação online. Os resultados da avaliação online serão tratados de modo a que se possa fazer uma avaliação do Candidato relativamente ao cargo em questão.

O Website permitirá ao Candidato fazer o upload de anexos que serão sujeitos a avaliação por parte da equipa de recrutamento. Cada um desses anexos é disponibilizado voluntariamente e será tratado para efeitos de obtenção de uma perspetiva geral do Candidato e para avaliar o Candidato para o cargo em questão.

Na Inter IKEA, acreditamos e respeitamos todas as pessoas, independentemente do cargo, género e origem. A diversidade, a igualdade e a inclusão aumentam a compreensão dos nossos clientes e de cada um de nós. Para que possamos alcançar os nossos objetivos, proceder ao recrutamento e à promoção da diversidade, da igualdade de género e da inclusão, efetuamos o tratamento das informações relativas ao género, nacionalidade e data de nascimento dos nossos Candidatos (o fornecimento dessas informações é opcional) para efeitos estatísticos e de forma anonimizada.

Através do Website, tem a possibilidade de associar a sua candidatura às suas contas em redes sociais (tais como o LinkedIn, Facebook e Twitter). Se optar por fornecer uma ligação para as suas contas nas redes sociais, iremos tratar esses dados pessoais e analisar as informações contidas nessas contas para efeitos de obtenção do seu perfil geral enquanto Candidato e para avaliar a sua elegibilidade para trabalhar connosco.

Relativamente à verificação de antecedentes criminais, apenas iremos proceder ao tratamento desses dados pessoais caso seja exigido pela lei do país onde a entidade empregadora Inter IKEA está sediada.

Caso tenhamos a intenção de tratar os seus dados pessoais para outros efeitos que não os efeitos para os quais os dados foram originalmente recolhidos, antes de iniciarmos o seu tratamento e, se necessário, iremos solicitar o seu consentimento. Por exemplo, se os seus dados pessoais forem tratados no âmbito do recrutamento para um cargo específico, poderemos ter de solicitar o seu consentimento para proceder ao seu tratamento no futuro em relação a outro cargo, se entendermos que seria um candidato adequado para assumir outra função na Inter IKEA. Em caso de consentimento, iremos tratar os seus dados para efeitos de futuros recrutamentos e passará a fazer parte da nossa “base de dados de talentos”. Poderemos, posteriormente, solicitar o seu consentimento adicional para fornecer os seus dados pessoais a outra empresa pertencente à Inter IKEA que não tenha recebido os seus dados pessoais inicialmente.

 

4. Transferência/divulgação de dados pessoais

Dentro da Inter IKEA

Os dados pessoais fornecidos por um Candidato serão tratados pela Inter IKEA e poderão ainda ser transferidos para a empresa pertencente à Inter IKEA que tenha anunciado a vaga específica à qual o Candidato se candidatou ou outras empresas pertencentes à Inter IKEA a que se tenha candidatado. Os dados pessoais serão ainda submetidos a tratamento pela Inter IKEA Digital Business, que é uma unidade empresarial pertencente à Inter IKEA que presta assistência ao grupo na área de atividades digitais.

A outras empresas

Os dados pessoais serão divulgados à SmartRecruiters Inc., enquanto Subcontratante, que é o fornecedor do Site e que irá aceder a esses dados no sistema para prestar os seus serviços à Inter IKEA, bem como aos fornecedores de e-mail e de funções digitais do Site da SmartRecruiters, que serão, por sua vez, Subcontratantes Ulteriores. A SmartRecruiters deve salvaguardar adequadamente os seus dados pessoais e não os utilizar para fins não autorizados, bem como assegurar que os seus fornecedores fazem o mesmo.

 

5. Qual é o fundamento de licitude para o tratamento?

Salvo disposição contrária na presente Política, o fundamento de licitude é o consentimento e diligências pré-contratuais para o tratamento de dados pessoais. Porém, se conservarmos os seus dados pessoais por um período mais longo com vista à proteção dos nossos direitos legais, por exemplo, no caso de ter sido instaurado um processo jurídico por discriminação por um candidato relativamente ao recrutamento para um cargo específico, esse tratamento de dados pessoais tem como base jurídica o princípio do interesse legítimo, correspondendo o interesse legítimo à proteção dos nossos direitos no processo jurídico por discriminação. Caso seja levada a cabo uma verificação de antecedentes, a base jurídica para esse procedimento deverá ser o cumprimento de uma obrigação legal.

 

6. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

Iremos proceder ao tratamento dos seus dados apenas durante o período de tempo necessário, tendo em conta as finalidades descritas na secção 3 acima. Por norma, procedemos à eliminação dos seus dados pessoais no período de um (1) ano após a não aceitação da sua candidatura. O motivo pelo qual guardamos os seus dados após o final do processo de recrutamento prende-se com o facto de necessitarmos de ter uma garantia de que dispomos de todos os dados necessários para a proteção dos nossos direitos, caso um candidato intente uma ação judicial num processo de discriminação, no país onde se candidatou à oferta de emprego. Caso consinta o tratamento adicional dos seus dados pessoais com a finalidade de os adicionar à nossa base de dados de talento, iremos conservar os seus dados pessoais pelo período em que desejar estar incluído nessa base de dados. Em alguns casos, poderemos tratar os seus dados durante um período de tempo superior ao supramencionado. Tal situação pode verificar-se no caso de necessitarmos de proteger os nossos direitos, por exemplo, em caso de litígio ou de cumprimento de uma obrigação legal.

7. Medidas de Segurança e Transferências Internacionais

Tomamos as seguintes precauções relativamente aos dados pessoais que nos sejam fornecidos por si:

Segurança
Recorremos a diversas medidas de segurança técnicas e organizacionais, incluindo a ferramentas de encriptação, anonimização e autenticação com o intuito de proteger os seus dados pessoais. Os seus dados pessoais são armazenados em sistemas protegidos por redes seguras e só estão acessíveis a um número limitado de pessoas com direitos de acesso a esses sistemas.

Por exemplo, as empresas pertencentes ao grupo Inter IKEA que têm acesso aos seus dados pessoais estão obrigadas a tratá-los como dados confidenciais e a garantir a sua segurança. Apenas os responsáveis pelo recrutamento e os respetivos gestores e colaboradores das entidades da Inter IKEA às quais dirigiu a sua candidatura e/ou que estejam de outra forma envolvidas no processo de recrutamento, terão acesso aos seus dados pessoais.

Transferências internacionais

Os dados pessoais objeto de tratamento no nosso site são armazenados na União Europeia ou no Espaço Económico Europeu (EEE). Se tivermos de transferir dados no EEE, só o faremos se tal for legítimo do ponto de vista legal e regulamentar. Por exemplo:

- Baseamo-nos nas decisões de adequação da UE sobre que países fornecem um nível de proteção adequado. Ou seja, a UE determina se a legislação do país ou os respetivos acordos oferecem proteção adequada aos dados pessoais.

- Na ausência de decisão de adequação por parte da UE relativamente a um país, recorremos às Cláusulas Contratuais Padrão da UE, ou seja, as cláusulas referentes à privacidade de dados aprovadas pela Comissão Europeia. Isto assegura que a entidade em causa garante um nível de proteção adequado aos seus dados pessoais.”

 

8. Os seus direitos no âmbito do tratamento de dados pessoais

O Candidato detém vários direitos relativamente às suas informações pessoais. Leia mais sobre os mesmos abaixo. Se pretender exercer os seus direitos ou obter mais informações, não hesite em contactar-nos! Encontrará as nossas informações de contacto no final desta declaração. Note que alguns dos direitos podem não ser aplicáveis ao seu caso concreto.

• Direito de acesso
  • Tem o direito de saber quais os dados pessoais que são objeto de tratamento e porquê. É por isso que o informamos antecipadamente sobre as nossas atividades de tratamento por meio da presente declaração. Se tiver alguma dúvida ou quiser saber mais sobre os dados que tratamos sobre si, pode contactar-nos a qualquer altura e teremos todo o prazer em lhe fornecer mais informações.

• Direito de retificação
  • Se acredita que armazenamos informações imprecisas sobre si, por exemplo, o seu nome ou endereço, pode pedir a retificação dos seus dados.

• Direito ao apagamento dos dados/a ser esquecido
  • Tem o direito de nos pedir para apagar permanentemente as suas informações pessoais dos nossos registos. Pode fazê-lo, por exemplo, se acreditar que não há necessidade de os manter. Igualmente, se já tiver dado o seu consentimento, pode simplesmente decidir retirá-lo.

• Direito à limitação das atividades de tratamento
  • Tem o direito de limitar as nossas atividades de tratamento de dados em determinadas situações. Isso significa que continuaremos a armazenar as suas informações, mas interromperemos temporariamente qualquer outro tratamento. Porque poderá querer exercer este direito? Por exemplo, se tiver solicitado a correção de informações incorretas. Nessa situação, poderá querer que interrompamos o tratamento até que as informações sejam corrigidas.

• Direito de portabilidade dos dados
  • Em certas situações, tem o direito de nos pedir o envio das suas informações pessoais em formato digital para que possa encaminhá-las para outra pessoa ou entidade.

• Direito de oposição
  • Tem o direito de se opor ao tratamento das suas informações, mesmo quando tivermos um motivo legal legítimo para o fazer. Pode fazê-lo quando procedemos ao tratamento das suas informações com base no nosso interesse legítimo, caso acredite que o seu interesse pessoal supera o nosso. Se não quiser que usemos as suas informações para fins de marketing direto, incluindo o estabelecimento de perfis e decisões individuais automatizadas, agiremos em conformidade em todo o caso.

• Direito a retirar o consentimento
  • Se tratarmos as suas informações pessoais com base no seu consentimento, tem o direito de retirar esse consentimento a qualquer momento.

• Direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo
  • Se não estiver satisfeito com a maneira como tratamos as suas informações pessoais, tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade de controlo nacional.

 

9. Alterações à Política

Caso sejam efetuadas alterações à presente Política, será notificado desse facto e ser-lhe-á solicitado o seu consentimento para que se proceda ao tratamento dos seus dados pessoais de acordo com os novos termos da Política, assim que iniciar sessão com a sua conta no nosso Website e antes de o continuar a utilizar.

 

10. Informações de Contacto

Caso tenha alguma dúvida em relação ao tratamento dos seus dados pessoais, a quaisquer solicitações indicadas no artigo 8.º da presente Declaração de Privacidade ou pretenda enviar-nos feedback relativamente à nossa Política e/ou às nossas práticas de privacidade, entre em contacto connosco enviando uma carta para a seguinte morada:

Inter IKEA

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

Países Baixos

ou um e-mail para: Data.Privacy@inter.ikea.com.

Para entrar em contacto com o responsável pela proteção de dados, pode enviar um e-mail para Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

Privacy Policy

Last modified: [18-09-2020]

1.   Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are joint controllers for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing activities concerning your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed through our recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For the purposes of this Policy, any reference to the Website includes the smartphone application (when relevant and applicable).

 

2. What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources which we will then process on our Website. The personal data that we may process about you are:

1. Name
2. Gender
3. Nationality
4. Date of birth
5. Telephone number
6. Email address
7. Location
8. Language
9. User name
10. Résumé (the résumé may include photos and videos)
11. Education
12. Experience
13. Salary expectations and/or current salary
14. Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
15. Attachments to the application
16. Online assessment results

 

3. Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process personal data in order to evaluate the application, which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews, which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website, you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

Regarding background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

 

4. Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA

The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies

The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., as a Processor, which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website, which will be Sub-Processors. SmartRecruiters, as a Processor, is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

 

5. What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is consent. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation.

 

6. How long do we retain your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data one (1) year after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

 

7. Security Measures and International Transferences

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption, anonymization and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to process your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers

The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data within the EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint, for example:

- We rely on adequacy decisions from the EU on which countries provide an adequate level of data protection. This means that the EU believes a country’s own laws or agreements provide adequate protection for your personal data.

- If there is no adequacy decision from the EU for a country, we then rely on the EU Model Contract Clauses, which are European Commission approved standard contractual clauses relating to data privacy. This ensures that the external party will guarantee an adequate level of protection of your personal data.”

 

8. Your rights regarding the processing of personal data

The Candidate have various rights regarding personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your specific case.

• Right of access
  • You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what personal data we process about you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.

• Right to rectification
  • If you believe we store inaccurate information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this. 

• Right to erasure / right to be forgotten
  • You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, and you decide to withdraw it.

• Right to restrict the processing activities
  • You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to exercise this right? For example if you’ve asked us to fix an incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.

• Right to data portability
  • In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in a digital form to you, so that you can forward it to other entity or natural person.

• Right to object
  • You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, or other automated individual decision-making we will comply in any case.

• Right to withdraw consent
  • If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.

• Right to lodge a complaint with a supervisory authority
  • If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

 

9. Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.

 

10. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to the following address:

Inter IKEA

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

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